シフト作成は、毎月必ず発生する業務です。
シフトがなかなか決まらないと従業員のストレスも大きくなり、働きやすいとは言えない環境に陥ってしまいます。
それを回避するには、とにかく毎月のシフトを早めにきちんと通知することが重要です。
スピーディにシフト作成を行い、迅速にそれを従業員と共有する、それが働きやすさにつながっていきます。
シフト作成ツール導入の可能性
しかしながら、急いでシフト作成を行うと、平等ではないスケジュールを組んでしまったり、同じ勤務条件の中でも働く時間がアンバランスになってしまったり、さまざまな不都合が生じてしまうかもしれません。
働く人にとって「シフト減る」イコール「賃金減る」となり、稼げないなら別の場所で働く方が良いかな、と思われてしまう危険もあります。
一方で、経営者としてはあまり無計画に人員を配置すると、その分不要なコストを支払わなければならないというリスクに直面してしまいます。
必要な時間帯に多く配置し、そこまで大変ではない時間帯は人を減らす、こうした工夫をすることで、効率よく人件費削減を行うことができるでしょう。
とはいえ、こうした詳細条件を加味したシフトは、手書きで行うと作成そのものに膨大な時間を要します。
シフト作成者の人件費がかさむ、という事態にならないよう、シフト作成ツールの導入も検討してみてはいかがでしょうか。
勤務条件入力で平等なシフトが完成
シフト作成ツールなら、あらかじめ勤務条件を入力しておけば、毎月条件を反映させたシフトを簡単に作成することができます。
一人の社員に頼りすぎる、面倒見が良いためにキツいシフトばかり回ってしまう、そんな不平等をなくせるのは、シフト作成ソフトの強みです。
便利機能でノーストレス
手書きやエクセル入力での作成は、従業員の希望や職場の繁忙期といった項目を常に頭で整理しながら行うため、たいへんな重労働となります。
シフト作成ツールなら、勤務条件の保存以外にも、個人の最大勤務時間の設定や自動の調整機能、相性のよくないスタッフ同士のリストまで保存しておけるので、さまざまな問題に頭を悩ませることなく、ノーストレスで作成できます。
時短でシフト作成者の人件費も削減
シフト作成ツールを導入する上で見逃せないのが、シフト作者自体の人件費を削減できるというポイントです。
シフト作成は現場を円滑に回す上で欠かせない責任の重い業務です。
ゆえに時間をかけて作成するという従業員（経営者）も多く、ほかの業務を圧迫してしまうというケースも多く見受けられます。
シフト作成という「人件費を生み出す根幹的な部分」を効率化することは、全体のコストカットを達成する上での大きな一歩かもしれません。
シフト作成ツールが時短につながる理由と機能
改めて、シフト作成ツールが時短につながる理由と機能についてまとめました。
当社のソフトは無料で試せる機能も多いので、ぜひ導入の際は参考にしてください。
クラウド設計
クラウド設計のソフトなら、シフトの作成はPC、タブレット、スマホどこからでも行えます。
アカウントを作成すれば、職場のPC、出先で扱うタブレット、自宅に戻ってPC、スマホから。安心と便利を両立できるクラウド設計のシフト作成ツールは、次世代のマストアイテムです。
最大勤務時間設定機能
働き方が多様化した今だからこそ気を配りたい、最大勤務時間の設定も行えます。働きすぎを防止して、誰もが安心して勤務できる職場を目指せます。
NGスタッフ機能
互いにスキルや人間性の問題がなくても、一緒にシフトに入るとどうもうまく現場が回らない、そんな相性の悪い従業員を抱えるお悩みは、どの職場にもあるはずです。
本ツールでは、NGスタッフを登録することで、同時に同じシフトに入らないような設定が簡単にできます。
自動作成機能
「パパッといい感じにシフトを組める魔法があったら」と、シフト作成を担う人なら誰もが思ったことがあるはずです。
自動作成機能は、それをデジタル技術で実現したもの。
一からシフトを組まなくても、自動作成されたシフトに手を加えれば良い状態に保てるので、月ごとの作業時間を大幅に時短化できます。
なお休日を設定しておけば、自動で定休日を避けてシフトを組むことが可能です。
調整機能
調整機能を使えば、出来上がったシフトの微調整を行うことができます。
ちょっと動かそうとしたらぐちゃぐちゃになってしまった、という悲劇が起こりにくい「ドラック&ドロップ操作」が基本なので、少しの修正も思うがままです。
勤務時間合計視認機能
給与に間違いがないか、タイムカードがきちんと押されているか、勤務時間が本人の希望と概ね合致しているか、などを把握するために必要な個人の合計勤務時間。
シフト作成ツールを使えば、計算なしに合計時間を視認できます。
必要な情報を計算や記録の遡りなしにすぐチェックできるのも、デジタルツールやソフトの大きなメリットと言えるでしょう。
エクセル出力機能
作成したシフトはエクセルに出力することができます。
作ったシフトをPDF化して貼り出して、スタッフのメールやLINEに送って、となるとシフト作成の時短化は達成されませんが、ツール内でエクセル出力ができれば、それを従業員間で共有するのも簡単です。
エクセルファイルなら、メールに添付したり、プリントアウトするのもスムーズで、デジタルツールが苦手な従業員がいても無理なく共有できるはずです。
まとめ
支出が減れば、その分収入は増えます。
コスト削減は、手早い利益UPにつながるため、売上を伸ばすより先に着手すべきでしょう。
なかでも、シフト作成ツールは比較的低コストで導入が可能であるにも関わらず、シフト作成者にかかる費用負担を簡単に減らすことができます。
また、効率の良いシフトが組めるので人件費に無駄がなくなり、中長期的にもコスト削減が見込めるでしょう。
