シフト作成は、多くのスタッフを抱える企業にとって悩みの種です。
シフト作成は担当者の負担が大きく、時に離職の原因となることも。
管理ツールの導入を検討するなら、無料で試せて必要な分だけお得なサブスクで使えるツールがおすすめです。
エクセルからシフト作成ツールに変更するメリット
シフト作成は、手書き作成もしくはエクセル作成という職場も多いでしょう。
PC操作に慣れていない人は「書いた方が楽」、もしくは「エクセルも最低限使えればどうにかなるから大丈夫」と考えがちです。
しかし、手書きだと書き忘れや書き間違いが起こりやすく、エクセルも関数などを使いこなさないと毎月かなりの時間をかけて記入する必要があるはずです。
シフト作成は毎月必ず発生する業務なので、あまりに煩雑になってしまうようであればシフト作成ツールやシステムの導入を検討するのも良いでしょう。
さらなる効率化を見込める
シフト作成ツールを導入すると、ある程度は自動で入力することができるので、作成にかかる時間は簡単に削減することが可能です。
また、システム化するとスタッフを重複してシフトに入れてしまう、所定の勤務時間を超過して働かせてしまうといったミスを防ぐことができるため、修正にかかる時間も大幅に減らすことができるでしょう。
シフト作成にかけていた時間を別の業務に充当できるため、社内全体の効率化を図れる可能性も生まれます。
便利な機能を使える
シフト作成ツールには、先に挙げたような最大勤務時間の設定機能の他にも、便利な機能がたくさんあります。条件を設定した上での自動作成や、スタッフ同士の調整機能、勤務時間の合計視認も簡単！
エクセルで関数をわざわざ使わないとできなかったようなことが、すぐにできるようになります。
また、クラウド設計のツールであれば、社内のPCからだけでなく自宅のPC、タブレット、スマホからも操作できます。
引き継ぎしなくても複数人で使える
シフト作成のノウハウや、暗黙のうちのルールなどは、引継ぎなしに担当者が辞めてしまうと白紙になってしまいます。
また、引き継ぎ期間が充分にある場合も、「引き継ぐべき方法」と「惰性で続けてきたけれど、担当者が変わるタイミングで変更しても良いと思われるやり方」が混在していると、次の担当者は苦戦することになるでしょう。
その点、シフト作成ツールならアカウントを登録して複数人が同じシステムを操作できるので、シフト作成を滞りなく継続することが可能です。
エクセルからシフト作成ツールに変更するデメリット
メリットの多いシフト作成ツールですが、導入にあたってはデメリットもよく理解し、検討すべきかもしれません。シフト作成ツールのデメリットは次の2点です。
マニュアルを覚えるのが大変
多機能の管理ツールは便利な反面、マニュアルが煩雑になりがちです。
解説を読むだけでかなりの時間がかかったり、アップデートの度に大きな仕様変更があったりすると、担当者は対応に苦慮するかもしれません。
コストがかかる
管理ソフトは、買い切り型（ソフトを購入してPCにダウンロードして使うような形）の場合、初期費用が高額になりがちです。
また、アップデートやメンテナンスといったランニングコストがかさむ場合もあります。
シフト作成ツールは無料で試すべし
これらのデメリットをなるべく感じずにシフト作成ツールを試してみたい、という場合にオススメなのは、無料体験ができるツールやシステムです。
無料で一定期間、あるいは限定的なメニューを試せるツールなら、自社に合っているか、担当者がスムーズに使いこなせそうかといった点を無料で精査することができます。
シフト作成ツールを初めて導入するなら、まずは無料体験ができるツールを選ぶべきです。
シフト作成ツールはサブスクからスタートがオススメ
また、無料体験ができるツール以外にオススメなのが、サブスクリプション型から試してみることです。
サブスクリプション（サブスク）とは、英語で予約行動や定期購読、または会費という意味があり、月額課金や定額課金でサービスを利用する方法のことです。
初期費用やランニングコストが高額になりやすい買い切り型と違って、辞めたい時に辞めやすいのがサブスク型の特徴です。
例えば、数ヶ月お試しとして運用して、合わなければ契約を終了させるといった使い方もできるので、「シフト作成ツールでどれくらい業務効率化ができるか、試験的に導入したい」というケースでも利用できます。
いきなりパッケージソフトを購入するよりも低コストでツール導入ができ、月々の課金も低く抑えることができるので、コスト削減にもつながるでしょう。
当社シフト作成ツールのポイント
サブスク型のシフト作成ツール、特にオススメしたいポイントは次の3点です。
簡易的な機能をまずは試したい、シフト自動化を小規模で実験したいという企業に最適です。
複数人で使える
クラウド設計でどこからでも操作でき、複数人での管理ができます。
担当者だけでなく、経営者やバイトリーダーも権限を与えれば、シフトの入力や修正が可能になります。
エクセルシートに出力できる
自動で調整したシフトをエクセルシートに出力できます。
プリントして貼りだしたり、PC操作が苦手な人に入力してもらうのに便利です。
直感操作により数分でシフト完成
難しい操作や構造は一切なく、シンプルな設計です。
勤務条件をあらかじめ設定することで、毎月数分でシフトを完成させることができます。
まとめ
動画や音楽配信サービスでおなじみの「サブスク」ですが、シフト作成ツールも気軽に試すことができる時代です。当社のツールは無料でのお試しもできるので、初めてのシフト作成ツール導入、検討段階での体験操作にふさわしいといえるでしょう。
スモールスタートで最大限の業務効率化を目指しませんか。
