シフト作成ツールを使えば、大勢のスタッフ管理も簡単です。
反対に、毎月のシフト作成に苦労していると、ほかの業務にも波及して職場全体の雰囲気が慌ただしくなってしまいがち。「いつも誰かがイライラしている」という職場は誰だって好きではないはずです。
パートさん、バイトさんの管理に苦労している職場には、シフト作成ツールで小さな革命を起こすのはいかがでしょうか。
スタッフ管理とは
スタッフ管理とは、シフトや職員の業務把握だけでなく、労務に関するさまざまな事務をチェックしておくことも含まれています。
人材派遣の現場では、派遣登録者の管理や把握をスタッフ管理と称することもあり、働く現場によっては人材派遣会社と連携してデータ共有を行うようなシーンがあるかもしれません。
細かな事柄はありますが、スタッフ管理は次の3つにカテゴライズされると思っていれば間違いないでしょう。
シフト作成
まずは、シフト作成です。どのスタッフがどのように勤務しているかを把握することは、すなわち時給で働くパートさんやバイトさん、派遣社員がどれくらい働き、どれくらい給与を得ているのかを把握することにもつながっていきます。職種によっては、資格を持っている人が必ず現場に一名必要であったり、新しい従業員に研修を受けさせなければならなかったりするかもしれません。
こうした日々めまぐるしく変わる現場の状況を把握して、滞りなく業務を行うために、シフト作成は重要です。
働き方管理
働き方管理は、正社員の間でオーバーワークな残業が常態化していないか、介護や育児をしながら勤務している人が無理のない範囲で働けているかどうか、シフトに入りたいのに勤務させてもらえないパート・バイトがいないか、などをチェックすることです。
働き方改革はすでに施行されていますが、2024年にはさらに適用範囲が広がって、より多くの業種、現場が遵守せざるを得なくなっていきます。その時に慌てないよう、現場の働き方について今から確認を怠らないようにしていきましょう。
業務内容の把握
忙しすぎる職場の場合、特定の従業員だけがキツい業務やシフトを任されたり、少ない正社員が責任を背負わされたりすることがあります。
これが当たり前となってしまうと、職場全体の雰囲気が悪くなって激務から離職率が高くなる、悪評が出回って良い人材が応募してこなくなる、といった負のスパイラルに陥ることさえあります。働く人全員の業務内容をしっかりと把握して、適正な責任と役割を全員が担えるように調整していきましょう。
シフト作成だけじゃない！スタッフ管理
このように、スタッフ管理とは単にシフト作成をするだけではありません。正社員、パート、バイト、すべての従業員が安心して働ける仕組みを維持していくために必要なことをすべてやる、というのが本来のスタッフ管理です。
というと、「オーナー（社長/店長）である自分が頑張らないと」や「シフト担当者である自分が持ち帰ってでも仕事しないと」と思う方が出てくるでしょう。
しかし、責任者がオーバーワークをしてスタッフ管理をする、というのは間違いです。
なぜなら、トップが無理をしている現場は必ず従業員にもしわ寄せが来て、遅かれ早かれ破綻してしまう可能性が高いからです。繁忙期だけ少し無理をする、臨時の事態に責任者が人一倍努力する、というのは健全な姿といえますが、無理が当たり前になる職場は健全ではありません。
なるべくIT技術やソリューションに頼って、無理のない範囲で職場を回していくのが追求すべき姿です。
毎月のシフト作成はスピーディに
とはいえ、スタッフ一人一人に気を配ったり、中長期的な視点をもってスタッフ管理、業務内容の把握を行うのは、トップにしかできないことです。
そのため、この部分を自動化したり他人に委ねたりすることは難しいでしょう。
スタッフ管理にまつわる事柄のうちで、もっとも簡単なソリューションは、シフト作成ツール、勤怠管理システムといったツールを導入することです。
なかでも、シフト作成ツールは無料で試せるソフトがあるため、テスト的に使いやすく、現場に小さな革命を起こすツールとしてふさわしいものです。
自動でできるシフト作成ツールのすすめ
当社のシフト作成ツールは、無料で試すことができて、毎月のシフト作成の自動化がどれだけ便利なのかを実感しやすいツールです。
毎月のシフトを自動で入力できる
諸条件をあらかじめ入力しておくことで、ある程度のシフトを自動で作成することができます。
クリック&ドロップで微調整できるので、まずは自動で作成してその後に調整し、出力するというやり方がもっとも効率が良いでしょう。なお、ツールで作ったシフトは、クラウド保存されて、PCやスマホから閲覧することができるだけでなく、Excel化してプリントアウトすることもできます。
デジタルネイティブの少ない職場にも対応しているので、導入しやすいのが特徴です。
スタッフ管理しやすい
入力条件には、最大勤務時間や休日だけでなく、仲の良くないスタッフを同じシフトに入れないためのNGスタッフ機能まで備えています。
働く人が気持ちよく活動できる職場づくりのため、必要な機能だけを搭載しています。
勤務条件を把握しやすい
勤務条件をスタッフごとに入力できるので、個々の勤務条件や求める働き方が把握しやすいのも特徴です。
勤務時間の合計をチェックする機能も備わっていて、だれがどれくらい働いたのかは一目瞭然です。
扶養の範囲内でパートをしたい、バイトをしたい、資格を取るために○時間の実績がほしい、といった事情に対応できて円満な職場を作りやすくなります。
まとめ
スタッフ管理は、単にスタッフの労働について把握するだけでなく、一人一人の働きやすさや希望の働き方を理解するためにも重要です。
働きやすさは生活や人生に直結するため、この部分に対して真摯に取り組むことで、企業イメージの向上、業績UPにつながっていくかもしれません。まずは、無料のシフト作成ツールで第一歩を踏み出してみてください。
