シフト作成は、社員、パート、アルバイトと立場の違う従業員が滞りなく仕事をするために必要な作業です。
しかし、毎月のシフトは、人員を的確に配置するだけではない意味があるのをご存知でしょうか？
今回は、シフトを組むことの意味を改めて考えてみたいと思います。
シフトを組むだけじゃない！シフト管理の役割
シフト作成は、シフト管理という業務の一つです。
シフト管理とは、具体的に次のような業務が含まれています。
適切な有給消化を促す
シフトを作成する担当者は、時に勤怠管理を兼ねているケースがあります。その場合は、有給休暇をきちんと取得できているかどうかをチェックすることもあるかもしれません。
パートやアルバイト勤務であっても、雇い入れから6ヶ月間継続して勤務していて、なおかつ定められた出勤日の8割以上をきちんと勤務している場合は年次有給休暇の取得が認められています。
有給を取れてない場合は、適切に休む権利を行使できるよう管理者が働きかけても良いでしょう。
正しい給与計算を行う
シフトは給与計算との密接に結びついています。
正社員の場合は固定給かもしれませんが、パート、アルバイトの場合は勤務した日数によって毎月の給与が異なります。
なかには、扶養の範囲内などで計画的に働いている人も少なくありません。
シフト管理者は、パート、アルバイトに支払う給与にミスがないかどうか、日数分の支払いができているかどうかをチェックする役を担っていることもあります。
労働体制の可視化をして円滑な現場づくりをする
労働にまつわる物事は、透明化、可視化を努めて行なっていくことが大切です。不明瞭な部分があると、そこから「〇〇さんはシフトで贔屓されている」、「アルバイトにばかり負担の大きい職場になっている」と不平や不満が溜まりやすくなります。
公正にシフトが組まれていると、従業員に納得してもらえれば、誰もが安心して働けるようになるでしょう。
シフト管理者は従業員の働きやすさを作り出す存在と言えます。
研修や昇給機会の適正化をはかる
シフトで働いている人が多い職場は、全員が受けるべき研修の受講状況なども把握できるようにしておくと便利です。
職場によっては、仕事に必要な資格取得を申請すると、資格の勉強に有給が使えたりボーナスが出たりということもあるかもしれません。
研修の受講漏れだけでなく、従業員の利点を理解してもらうのも、できるだけ行なっていきたいところです。
ヒューマンエラーを減らすことで環境を正す！ツール導入おすすめです
このように、シフト管理と言ってもカバーする範囲は多岐に渡っています。
業務内容が幅広く、かつさまざまになっていると、どれだけ気をつけていてもミスを引き起こしやすくなってしまいます。
スムーズかつノーミスでこれらの煩雑な業務をこなすには、文明の利器を使うのもおすすめ。時短化と効率化を両方かなえるには、デジタルツールの活用を検討すべきです。
例えば、当社の無料で試せるシフト作成ツールなどはいかがでしょうか。
シフト作成ツールなら実現できる！円滑な職場づくり
シフト作成ツールは、毎月のシフト作成の手間を大幅にカットできる、便利なツールです。シフトを手早くまとめることで、他の業務に時間をかけられるようになり、職場環境や業務をよりよく改善していくことができるでしょう。
自動入力で毎月の手間が減らせる
シフト作成ツールは、従業員の各種条件をあらかじめ入力しておけば、次の月から自動で入力ができる機能が搭載されています。従業員が少なくても多くても、それぞれの条件を毎月記載していくのは大変なものです。
入力する項目が少ないだけで、かなり手間が減ったと感じられるのではないでしょうか。
スタッフ同士のNGリストや、休日設定機能もあるので、一つ一つ準備していけば次の月にはかなりの時短化を感じられるはずです。
便利機能を活用して職場をスムーズに回せる
シフト作成ツールは、PCだけと思っていませんか。
実は、Excel出力して、プリントアウトすることもできます。
さらにクラウド保存できるので、自宅のPCで作成したり、外出先のタブレットからシフトの変更を行うこともできます。
職場のPCからしかシフト作成が行えない場合、残業を回避できなかったり、休日出勤をしてシフト管理を行わざるを得ないケースもあるでしょう。クラウド保存のツールを導入すれば、どこでも好きな場所で作成できて、時間を有効に使えます。
給与計算、有給申請もらくらく行える
シフト作成ツールには、勤務時間合計視認機能もあります。
給与計算の検算をする時や、パート、アルバイトの誰に有給の権利が発生しているかを調べる時に、この機能は活躍するでしょう。
給与の支払いミスは、少なくても多くても気まずく、なるべく起こらないようにしたいものです。
一目で働いた時間の分かるシフトツールで、ミスを極限まで減らしましょう。
負担軽減で管理者も従業員も円満に過ごそう
シフト作成ツールは、条件を入力するだけで毎月の記入が楽になる、便利なツールです。
自動入力されたシフトを後から微調整することもできるので、柔軟なシフト決めもらくらく行えます。
シフト管理は、従業員が現場で安心して働くためになくてはならない業務でありながら、担当者の負担が大きいことがネックになっていました。
また、負担が大きいわりにスタッフから不興を買いやすく、感謝されにくい業務でもあります。
シフト作成をする人だけが大変な思いをして感謝されない、そんな状況を便利なツールで変えられたら、忙しい職場も少し働きやすくなるのではないでしょうか。
まとめ
シフト作成ツールは、給与計算をする上でも便利で、職場の業務効率化に一役買ってくれるソフトです。
当社のシフト作成ツールは、シンプルさを追求しているのが特徴で、PCに慣れていない従業員の多い現場でも使いこなしやすいソフトです。
無料で試せるので、お気軽に導入してみてくださいね。
