シフト作成は、働く人の希望をすべて考慮しながら、勤務間インターバルも調整しなければならない、責任のある業務です。
しかし、ほかの従業員から「役得でずるい」と思われることもあり、シフト作成が原因で退職を決意する担当者もいます。
シフト作成を一人の責任にすると不満が大きくなりやすく、退職に際しての引き継ぎがうまくいかない可能性があります。
円滑な職場環境のためには、誰でも作成しやすいシフトシステムの導入を検討しても良いのではないでしょうか。
役得でずるい？重荷で辞めたい？シフト作成の悩み
シフトを作成する担当者やマネージャーは、従業員全員の希望をヒアリングした上で、現場が円滑に回るような人員配置を行わなければなりません。
本来であれば、そこに私情が挟まれることはなく、むしろ誰も引き受けたがらない時間帯を率先して引き受けるために疲弊してしまうことさえ珍しくありません。
しかし、全員の勤務を采配しているという立場上、シフト作成者は「特定の従業員を贔屓している」、「時短の人にばかり優しいシフトでフルタイムの人が損をしている（フルタイムが優遇され、時短の従業員が損をしている）」といった不満を抱かれやすく、いらぬ不興を買ってしまうことが少なくないようです。
さらに、責任あるシフト作成者ほど「全員に平等なシフトを組みたい」というプレッシャーに押しつぶされ、シフト作成が大きな負担となっているケースもあります。
シフト作成者が気をつけていること
優れたシフト作成者は、次のような点も考慮して毎月のシフトを組んでいます。
- 従業員のスキル
- 従業員同士のパワーバランス
- 従業員のプライベートの状況や制約
- 勤務間インターバル
- 人的コストの最適化
希望時間帯だけでなく、このようなポイントを考慮して頭を悩ませていることを知れば、「ずるい」と感じる従業員はグッと減るはずです。
シフト作成で気をつけること：従業員のスキル
ベテランの従業員であれば、多少人員が少なくても忙しい時間帯を切り盛りできるでしょう。
一方、入社して間もない新人の従業員のみの時間帯があると、突発事項に対応できなかったり、クレーム対応ができるスタッフがいなかったりと、現場に混乱が生じます。
シフト作成者は、従業員一人一人のできること、できないことを的確に把握して、いつでも現場（職場）が円滑に運営されるように配慮する必要があります。
シフト作成で気をつけること：従業員同士のパワーバランス
従業員は人間なので、相性の良し悪しは無視できません。トラブルになりやすい人同士の組み合わせや、二人揃うとサボり癖を発揮するというような組み合わせは避けるべきです。
衝突しそうな場合は、ベテランの従業員を配置して牽制するといった対応が必要になることもあるでしょう。突発的なシチュエーションが起こりがちな介護の現場などは、特に配慮が必要です。
シフト作成で気をつけること：従業員のプライベートの状況や制約
従業員の中には、なるべくたくさんシフトに入って賃金を稼ぎたいという人もいるでしょう。
ですが、扶養の範囲内で働きたい、育児・介護のための時間を確保しながら働きたいという人も少なくありません。
また、持病を抱えながら仕事をしているという人も多く、シフトはこうした私生活も考慮しつつ組む必要があります。
シフト作成で気をつけること：勤務間インターバル
勤務間インターバルとは、働いていない時間を適切に取ることで、働きやすい環境を整えることをいいます。
遅番から早番までの時間が短く、帰宅できない、睡眠時間が取れないという働き方は問題があります。
シフトの枠を埋めるだけでなく、一人一人が適切に働けているかどうかを、シフト作成者は確認する必要があるのです。
人的コストの最適化
シフト作成者は、従業員の利益だけでなく経営面も考慮しなければなりません。
例えば、接客業ならば、人の多い昼の時間帯や休日は人員を多く配置してスムーズに接客できるようにして、それ以外の時には必要以上にシフトを増やさず、人件費を効率化するような采配も求められます。
大企業では、シフトマネージャーを顕彰する制度があり、シフト管理をシステム化して業務効率化を図っています。
ですが、多くの小規模・中規模事業においては、個人の努力に依存することが常態化していて、シフト作成者の大きな負担になっていると考えられます。
シフト作成者が退職するとノウハウは白紙に
こうしたポイントは、普段シフト作成に関わっていないと見逃してしまいがちです。
シフト作成者が退職して初めて、「ここまで配慮してシフトを組んでくれていたのか」と気づく職場もあるでしょう。
そうなってしまっては後の祭りで、シフト作成のノウハウは引き継ぎされることなく失われてしまいます。
この悲劇を避けるためには、複数人がシフト管理に携わるのも良いアイデアです。色々な立場の人がシフトに対して当事者意識を持つことで、シフト作成者は責任を軽減でき、ノウハウも数人で共有できるからです。
「ずるい」と言わせない！誰もが使いやすいシフト作成ソフトで負担を軽減
シフト作成ソフトの良い点は、「誰もが直感的に操作できて、シフト作成の時短化を目指せる」という点です。
ソフトを使うと、あらかじめ勤務条件を設定することで、毎月数分でシフト組みを完了させることができます。
クラウドに保存されているので誰でもどこでも操作でき、誰もが当事者意識を持って働きやすい環境を作るのにも一役買ってくれるはずです。
シフト作成者が「ずるい」と思われたり、責任の重さに押しつぶされてしまったり。そんな悲しい事態を解消できるツールとなるでしょう。
まとめ
シフト作成は、機械的なようでいて繊細かつ各方面に配慮が必要な業務です。
その責任と困難さを軽くするため、シフト作成ソフトを試してみてはいかがでしょうか？
シフト管理を簡単にすることは、すべての人が働きやすい環境を作ることにもつながっていくでしょう。
