業務は、どんなことにも「効率の良いやり方」とそうでないやり方がありますよね。シフト作成も、なるべく時間をかけずに素早く行うコツはあります。
仕事の早い人、シフト発表の早い職場はどのように行なっているのでしょうか？
シフト作成を素早く行うコツとは
シフト作成をテキパキ行なえている職場は、次のような技術を駆使する、あるいはコツを掴んで作成していることが多いようです。
組み方のルーティンを決める
「早番は子育て中のパートさん、遅番は基本社員とアルバイターを設定して、足りないところはなるべくシフトに出たいという希望をもらっているAさんとBさん、Cさんを配置して‥‥」など、ある程度ルーティンが決まっている職場は、それほど悩むことなくシフトが決められます。
とはいえ、繁忙期がある、パート、アルバイトの入れ替わりが早いという場合は、なかなかルーティンにするのは難しいですね。
また、長年働いていると、産休育休を取得したい社員も出てくるでしょう。ゆえに、今現在は固定化できている職場でも、それがずっと続けられると思わない方が安心かもしれません。
希望を早めに出してもらう
「シフト提出は毎月◯日厳守です」、「遅れた場合はシフトに入れません」など、早めのシフト申請がきっちりと守られている職場は、作成も早めに行える傾向にあるようです。
従業員も、シフトを提出することで希望が通るなら、自身の働きやすさのために率先して早めのアクションを心がけてくれるでしょう。
とはいえ、従業員の数が多いと遅れる人が少なからず出てくるので、会社の規模によってはルール徹底が不可能に近いケースも見受けられます。
エクセル関数を使いこなす
エクセルのエキスパートがシフト管理を行っていて、エクセル関数を使いこなして秒速の作成をしてくれる、という職場なら経営者も「シフト作るのって簡単なんだ」と錯覚してしまうかもしれませんね。
しかし、こうした職場の場合、有能な管理者が退職するとノウハウが引き継がれずに混乱してしまうおそれがあります。
くわえて、管理者が一人というのはリスクヘッジの観点からもおすすめできない状況なので、安全策を講じておきたいところです。
シフト作成で気をつけること
絶対に早く作れるシフトの作り方が存在しないように、シフトを作る時に必ず気をつけなければならないこと、もまたありません。シフト作成をスムーズに行う上で重要なのは、職場の環境や従業員のことを的確に分析して、自社に合ったやり方を模索していくことです。
また、シフトを作る上で欠かせないのが、従業員との相互理解です。
一方的に働くスケジュールを押しつけるだけでは、人は離れてしまいます。
会社と従業員が信頼できる関係を築くことが、シフト作成においても必要です。
具体的には、次のようなことに留意すると良いでしょう。
パートの能力を把握しておく
パートやアルバイターは、それぞれに得意不得意があります。
仕事に意欲がある人も、それほどない人もいるでしょう。
こうした背景の異なる従業員をまとめるのも、経営者やシフト管理者の大切な役割です。能力や性格の把握を行って、シフトを組む時の参考にしてみてはいかがでしょうか。
不平不満を聞くのも仕事のうちと心得る
シフト制とはそのシステム上、誰かの希望を叶えれば誰かがその裏で働いていることになります。そのため、中には不平不満を打ち明けたいという従業員もいるでしょう。
シフト管理者や経営者は、時のそのガス抜き要員を務めるのも重要な使命になります。
ひとしきり愚痴っても「でも結局自分がシフトに入らないと回らないから」と納得したり、スッキリしたりして働いてくれる、そんな環境を常に維持し続けられるのが最善でしょう。
不平等なシフトを組まないようにする
シフト表は、従業員全員が閲覧します。そのため、不平等なシフトと思われると、「〇〇さんに有利なシフトばかり」、「余裕のあるシフトに入れてもらっている〜〜さんはずるい」といった根も葉もない噂や陰口が出回りやすく、職場環境が悪くなってしまいます。
余計な波風を立てないためにも、公平で平等なシフト作成を心がけていきましょう。
共有しやすい方法を常に考える
「職場に行かないとシフト表が見られない」、「リーダーからシフトが送られてくるはずが、いつも遅れてギリギリ」、「職場のグループLINEに埋もれてシフト表を見逃しがち」など、共有しにくいシフトは従業員から敬遠されます。
誰しも、自分のスケジュールを早く正確に知りたいものと心得て、閲覧しやすく共有しやすいシフト共有を考えていきましょう。
とはいえ、個人情報保護が叫ばれる昨今、第三者に流出してしまうような共有方法はアウトです。
シフト作成ツールなら気をつけなくても簡単に満足シフトが作成可能！
色々な点を見てきましたが、やはり人力でシフトを作っていると効率化を目指しても限界があります。
職場の規模や従業員数にもよりますが、どれだけ時短化を追求しても、数時間はかかってしまうのではないでしょうか。
一方で、シフト作成ツールによって一定のところまでの入力を自動化すると、数時間かかるシフト作成時間を、一気に数十分単位にまで短くすることが可能です。ツールなら、勤務条件や祝日設定といった各項目を設定するだけで、最適なシフト表が出来上がるので、あとは微調整をするだけでOK。エクセル出力でプリントアウトする、クラウド保存でアカウントを付与した従業員に各自チェックしてもらう、など共有もカンタンです。
コツいらずでどんな職場にも適したシフトを作れるツール、無料で試せるのでぜひ導入してみてくださいね。
まとめ
シフト作成ツールは、活用することでコツやノウハウを引き継ぎしなくても円滑に職場を運用していけるようになります。短期間でパートやアルバイトが入れ替わる職場、シフト作成に毎月苦慮している職場にこそ、一度試していただきたい新技術、ぜひ検討してみてください。
