シフト作成ツールの導入を検討していても、具体的に取り入れて何が変わるの？とイメージするのが難しい、そんな企業は多いはずです。
言い換えれば、具体的な利用イメージや利便性を知れば、一気に導入へのハードルは低くなると言えるかも知れません。
そこで、今回はシフト作成ツールの導入事例を調べてみました。
シフト作成を自動化すると企業全体が変わる
結論から言えば、シフト作成をツールによって自動化すると社内は大きく変わります。
デジタルツールの導入が変革の一歩となって、従業員の意識や社風、目指す目標も大きく変わっていく可能性を秘めています。
シフト作成ツール導入事例
では、具体的にどのような変化が起こるのか、実際にある企業の事例をチェックしてみましょう。
ツール導入で作成時間が3分の1以下に短縮成功
シフト作成は、多くの職場で数時間からそれ以上の時間をかけて行われています。
この時短化を図れるのが、デジタルツール導入においてもっとも分かりやすいメリットと言えるかも知れません。
ある企業では、3時間かかっていたシフト作成が1時間以内に完了するようになり、残業が減ったとされています。
また、別の企業では従業員数が2倍に増加しても、シフト作成にかかる時間は従来の半分程度で済んだというデータが出ています。
会社の規模や従業員数によって変動はあるものの、シフト作成ツール導入によって作成にかかる時間は半分か、それ以上の時短化に成功しているという体感があるようです。
スタッフの休日申請が容易になりシフト管理がスムーズになった
シフト管理の業務には、従業員のシフトを決めるだけでなく休日の申請や有給、研修参加といった様々な事柄を管理することも含まれます。
特に、24時間体制で働く業界では、従業員の勤務状況を把握することは難しく、課題が山積しているのが現状です。
この現状の打破に役立つのがシフト作成ツールで、ツールによるスタッフの申請管理を、勤務シフト管理と同時に行うことで、無理のない管理業務が達成されるという報告があります。
ミス軽減で数百名のシフトもらくらく管理
手書きや表計算ソフトでのシフト作成は、ヒューマンエラーがつきものです。書き間違い、日時の把握ミスといった人間なら誰しも起こしがちなミスは、それ自体は些細なものですが、修正や追加の作業に膨大な時間を取られてしまうのも事実です。数百名単位で在籍しているスタッフのシフト管理をする場合、それは時に工数が何倍にも膨れ上がることを意味してしまいます。
こうした大きな企業では、導入の効果もより感じやすいようです。
多くの企業で、ミスの減少がシフト作成の効率化につながったと実感され、よりスムーズにシフトを組めるようになったという手応えを感じる結果となっています。
介護業界に最適な日をまたぐシフトもツールで簡単入力を実現
グループホームなど介護の業界は、24時間のシフトが基本になっています。
そのため、日をまたぐ夜勤のシフトも入れなければなりませんが、エクセルだと上手に記載するのにコツが必要だったり、手書きで考えながら書いていると日にちが分からなくなったり、さまざまな弊害がありました。
シフト作成ツールは、こうした特殊な条件もあらかじめ入力しておくだけでシステムを整備しやすく、快適に働ける職場環境を整えることが可能です。
実際、介護業界が「あったら良いな」、「こうだったら便利なのにな」と思っていた機能が搭載されたシフト作成ツールは、導入するだけで現場の負担が大きく軽減されます。
日々の業務が大量に積み重なっているなかで、毎月必ず発生するシフト作成業務が時短化できるのは、大きなイノベーションとして感じられる企業が多いようです。
スタッフもすぐにシフトをチェックできるログインスタイルが大活躍
紙のシフトやエクセルファイルといった、これまで即時共有が難しかったシフト表。それを、ログインするだけでどこでも閲覧できるデジタルツールに変えたことで、従業員の利便性が向上した例もあります。
オンラインで保存できるシフトツールなら、PC、タブレット、スマホでログインするだけで、どこにいても自分のシフトを確認することができます。
アカウントを付与するだけでシフトの周知が行えるのは、デジタルツールならではの利点ですね。多くの従業員がいる職場では特に効果を実感しやすいはずです。
マニュアルなしの直感操作で担当者を設定せずとも円滑な職場を達成
シフト作成ツールは、エクセル関数や入力方法を覚えるPCソフトとは異なって、直感操作でシフト入力が可能になっています。
そのため、シフト管理者の引き継ぎが容易で、企業によっては担当者を設定せずに柔軟な業務割り振りを実現しているところもあるようです。
管理者任せにしないことで、個々の従業員がシフトに責任をもって働けるようになるのは良いことですね。また、入力しやすいツールの活用は、業務効率の向上にもつながっていくはずです。
シフト作成時間削減でリーダー育成が可能に
シフト作成にかけていた時間を、リーダー育成や従業員の研修に充てて企業成長を達成している企業もあります。
シフト作成は毎月発生する業務ですが、発展的な要素はあまりなく、手書きなどの人力では効率化にも限度があります。これをツール導入によって極限まで時短化することで、より有意義な育成業務に注力するのは、成長戦略としても大いに有効と言えるのではないでしょうか。
まとめ
以上が、導入事例としてよく聞かれる声や効果です。
新しいツールの導入は、初期費用やランニングコストに対してどれくらい効果があるのかという費用対効果も気になるところですが、無料で使えるシフト作成ツールなら気軽に試しやすく、おすすめです。
使いこなせるかどうか心配という会社も、シフト担当者を設定していないという会社も、まずは試しと取り入れやすいでしょう。
自社に合ったスタイルでツールを使いこなし、シフトの時短化と会社全体の効率化、活発化を行ってみませんか？
