コラム

シフトのストレスを解消する作成ツール導入のすすめ

シフトにまつわるストレスは、管理者と従業員の双方にあって、なかなか解決するのが難しいもの。

ですが、ツールを使って自動化することである程度軽減できるはずです。

毎月の業務であるシフト作成を少しでも簡単にして、風通しの良い職場環境づくりを目指してみませんか?

シフトのストレスとその解消方法とは

シフトのストレスは職場の数だけあるかと思いますが、なかでも多くの現場に共通しているのは、次のような悩みではないでしょうか。

ケースと解消方法を挙げてみました。

ストレス:スタッフの希望を通す作成に時間がかかる

スタッフの数が多いと、すべての人の希望を聞くのに時間がかかります。

また、子育て世帯、介護と仕事の両立をしている人、学業とバイトで忙しい大学生など、人の条件によって働く希望スタイルは異なっていて調整がしにくいというケースも少なくありません。

かといって、希望を反映させずにシフトを作るとシフト交代希望が多く発生して、スタッフすべてに迷惑がかかってしまいます。

快くシフトを代わってもらえることもあるかもしれませんが、一方的で急なシフト変更は労働契約法第8条に反する違法行為とみなされてしまう恐れもあります。

解消方法:自動作成機能+微調整で時短化

なるべくシフト交代を出さないためには、個々の勤務条件を記録してそれを反映させるようなスケジュールを組むことが重要です。

作成ツールは、一度登録した勤務条件を保存できる機能があり、それに基づいて自動作成を行えるので微調整することで誰もが納得しやすいシフトが作れるようになるはずです。

ストレス:下書き+清書+プリントアウトが面倒

スタッフの希望を聞き取りして第一次シフト表(下書き)を作成、変更や修正を加えてから清書して最終チェック、プリントアウトして掲示、というプロセスは毎月行うと考えると結構な重労働です。

月末が近づくにつれ、「作りたくない」と気が重くなる担当者も多いのではないでしょうか。

とはいえ、いい加減に作成してしまうと修正やシフト変更がたくさん発生してしまうため、全力で取り組まざるを得ないのが現状で、シフト作成は担当者の大きな負担になりがちです。

解消方法:エクセル出力で即プリントOK

こんな時は、ある程度を内容を自動で作れる作成ツールを活用してみてください。作成後はエクセル出力もできるので、ワンタッチでプリントもできます。

エクセルだけでシフトを作ると、関数を使いこなす必要があるので、PCに熟達した人材でなければ長い時間がかかってしまいます。

作成からプリントまでワンストップで行えるのは、ツールならではの強みと言えるでしょう。

ストレス:手書きで読みづらくミスが多い

手書きでシフトを作成している場合は、

  • 度重なる変更で修正の跡や消し跡が多く見にくくなる
  • くせ字や走り書きで書かれた数字を読み間違いしやすくなる
  • 書き間違いや読み間違いによるシフトの混乱が生じやすくなる
  • 印刷すると文字が潰れてしまうことがある

など困難な点がいくつかあります。

特に、手書きの数字は書きぐせによって誤読を招きやすいので注意が必要です。スマホやPCに慣れた若い世代が多い職場では、手書きの文字を読みにくいと感じる人が一定数いるかもしれませんね。

解消方法:見やすい表とクラウド共有でミス激減

その点、デジタルツールで記入すれば、誰もが読みやすいフォントで作成できるので読み間違いのリスクを大幅に低減させることが可能になります。

また、クラウド保存もできるので、印刷しなくてもアカウントさえ作れば自宅のPCやスマホから簡単にシフトを閲覧することができます。

シフト作成ツールはコスト削減にも役立つ

シフト作成ツールの導入は、企業のコスト削減にも役立ちます。

人的コスト、経費の両面での削減を見込めるため、無料で使えるシフト作成ツールをまず試してみるというのは、損のない堅実な判断といえるでしょう。

シフトの不満が減ってスタッフの定着率UP

シフト作成ツールの自動調整機能は、スタッフの勤務条件を反映して作成されます。そのため、シフトに関する不満が減る効果が期待できて、働きやすい職場づくりに一役買ってくれることも望めます。

スタッフの定着率がUPすると、採用や研修にかかる経費が削減できるので、結果として人的コストを減らすことにつながっていくはずです。

時短化で業務効率が上がり残業代削減

シフト管理者が、遅くまで残業したり、自宅に持ち帰ってまで作成をしていたりする場合、月々の残業代や作成手当も軽視することはできません。

ある程度のところまで自動で作成できるツールを使えば、シフトを作る時間を大幅に減らすことができるので、その分支払っている費用を下げる、あるいは撤廃することができるかもしれません。

また、時短化によって別の業務にかける時間を増やすことができるので、業務効率化にも役立つでしょう。

ペーパーレスで消耗品コスト削減

シフト作成ツールは、クラウド共有が可能です。そのため、シフト表の印刷を廃止できる可能性があります。

一人一人にシフト表をプリントして配っていた職場では、スタッフの人数によっては消耗品費を大きく削減できるはずです。

また、ペーパーレスを推進することで、SDGsに配慮した次世代型企業であることをアピールできます。

まとめ

シフト作成は、毎月必ず発生する上に、職場を安全にそしてスムーズに運営していくために不可欠な業務です。

しかしながら、作成には大きな負担が伴い、「シフトを作りたくない」、「スタッフの不平不満に悩まされている」、「作成が難しすぎて月末は職場がギスギスした雰囲気になる」というストレスが発生しやすい業務であることもまた事実です。

シフト作成ツールは、この負担とストレスを軽減するための手段であり、導入することで職場のすべての人が楽に、そして安心して仕事に取り組める可能性を高めるものでもあります。

こちらのツールは無料で試すことができるので、まずは気軽に導入してみてくださいね。

  • この記事を書いた人

中堂薗孝二/なかどうぞのこうじ

創業45年になる有限会社クリンシアの2代目代表。マットモップレンタル事業、ビルメンテナンス清掃事業、家庭用洗剤、次亜塩素酸水製造販売事業、ナノテックシステム導入支援事業、清掃用具関連販売事業、清掃業務に関するコンサルティング事業などをしています。 また飲食店事業としてテイクアウトカフェの運営も行っています。

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