シフト作成は、月々必ず発生する業務です。
「毎月の作成がしんどい」と感じているシフト管理者がいるなら、その悩みをツール導入で一掃してみるのはどうでしょうか？
ツールによって面倒で時間のかかる作業が自動化されるので、大幅にシフト作成業務にかかる労力をカットすることができます。時短できれば、残業代や人件費といった面のコスト削減も期待できるので、会社としての成長にもつながるはずです。
シフト作成ツールでシフトを組む時間を削減する
企業規模やスタッフ数によって違いはあるものの、シフト作成を人力で行なっている会社は、多大な労力、時間をかけて作成を行なっていることがほとんどです。
小規模な職場であっても、数時間かけて作成していることが多く、企業によっては専門の部署が数日がかりでシフトを組んでいることも。
人力ではヒューマンエラーの発生を防ぐためのダブルチェック、トリプルチェックも必須で、修正や変更にかかる工数も軽視することはできません。また、手書きで作成している場合は、見やすい字やレイアウトを整えるのもかなりの時間を要するはずです。こうした重労働を前にとりあえず急ぐ、マニュアルを作って効率化を図るといっても、人の手で一からシフトを作成する以上はある程度の時間がかかることを許容せざるを得ないのです。
シフト作成のこの手間を削減するのに最も良い方法は、専用のシフト作成ツールを導入することです。ツールを導入すれば、面倒な部分を自動化できて、スタッフ間の共有がスムーズになるといったメリットを享受することができます。
シフト作成ツールの時短化ポイント
では、シフト作成ツールを導入すると、具体的にどのような部分が時短化されるのでしょうか？
シフト作成者がメリットを感じやすい機能は、自動作成機能でしょう。
ですが、クラウド保存とエクセル出力といった機能も、案外捨てたものではありません。スタッフとシフトを共有する上での様々なストレスを軽減してくれるはずです。
自動入力
自動入力とは、スタッフ名や、それぞれの勤務条件といったパラメータをあらかじめ登録しておくことで、最適なシフトを自動で入力してくれる機能のことです。
項目は一度記載しておけば、毎月入力する必要はなく、その情報を元にして月ごとに自動でシフトを表示してくれます。
ツールによっては、自動作成、自動調整、自動シフトなど呼び方が異なるかもしれませんが、仕組みや機能は概ね同じはずです。
勤務条件の設定
勤務条件の設定は、使いやすいシフトの自動入力のために不可欠なステップです。具体的には、社員とパート、アルバイトの最大勤務時間の設定、仲の良くない、あるいはスキルに差があるといった理由で同じシフトに入れられないNGスタッフの登録、公休日や定休日といった休日の設定などです。
これをしっかりしておくことで毎月のシフト作成がぐっとラクになるはずですので、最初の登録はミスや漏れのないように登録、設定しておくことをおすすめします。
とはいえ、すでに毎月のシフト作成をこなしてきた管理者ならば、さほど難しいことではないでしょう。
直感操作
シフト作成ツールは、シフト管理初心者でも使いやすい直感操作を追求したものがほとんどです。そのため、熟練のシフト管理者だけでなく、これからシフトを管理していく作成初心者、引き継ぎをしたばかりの新任担当者でも、作り方に迷うことはありません。
特に、生まれた時からスマホやPCに囲まれて育ったデジタルネイティブ世代なら、難なく使いこなせるはずです。それ以外の世代でも、会社の業務でPC操作を行なっている、スマホで電子マネーやSNS、アプリゲームといった、通話やメール以外の機能を使えているなら、きっと問題ないはずです。
難しいマニュアルを読まなくても作成できるのは、かなりの負担軽減といえるでしょう。
クリック&ドロップの微調整
自動作成で出てきたシフトは、おそらく完全なものではないでしょう。
なぜなら、シフトは毎月不確定要素を含んでいるからです。
- 先月から入ったアルバイトが研修を終えて今月からシフトに入る
- 急にパートが辞めてしまった
- 怪我をして時短勤務しかできない社員がいる
など、事前に入力した勤務条件から外れる様々な事柄がある場合、それらの事情は自動作成に反映されません。自動作成機能は、あくまであらかじめ入力した条件に沿ったシフトを作成するものだからです。
ですが、「結局シフトを組み直すのか」と落胆する必要はありません。
できたシフトは、クリック&ドロップでカンタンに微調整ができるからです。
一から作成せずに微調整するだけなら、毎月のように小さな変更が生じたとしても、さほど業務を圧迫することはないといえるでしょう。
クラウド保存とエクセル出力
シフト作成ツールで作ったシフト表は、クラウド保存ができるので、職場、異動先、自宅と場所を選ばずにいつでも閲覧することができます。また、PC、タブレット、スマホと様々な媒体でチェックできるので、スタッフと共有する環境も構築しやすいはず。エクセル出力もできるので、プリントアウトして紙媒体を作るのもカンタンです。
シフト作成の時短化で達成できること
シフト作成にかかる時間は、ツールを導入することで3分の1、4分の1に短縮することが可能です。
そして業務にかかっていた時間は、次のような有意義な別の業務に充てることができます。
- 休憩の確保
- 研修や勉強会の実施
- より良い現場作りへの会議・検討会の実施
サービス残業をして経営者やその身内がシフトを作成していた、持ち帰り仕事を止むを得ず許可していた、という場合は適切な休憩時間を取り戻して、健全な勤務スタイルを取り戻しましょう。
そして、研修や勉強会といったスタッフが成長できる機会を増やして企業として成長できるチャンスを増やしていきましょう。よりよい現場を作ることは、働きやすい職場を作ること、人員の定着率アップ、離職率低下につながっていくはずです。
まとめ
シフト作成ツールは、導入したほどすべての企業で、シフト作成にかかる時間を削減できる強力な時短化アイテムです。毎月の労力と手間を減らすことで、もっと有意義な業務にエネルギーと時間を充てることができるでしょう。
それは、企業としての成長や充実した職場環境の整備にもプラスになるはずです。
