シフト作成にかかる手間を減らすため、また入力ミスなどヒューマンエラー軽減のため、シフト作成ツールの導入を検討している会社も多いでしょう。
実際に、大企業のほとんどが専用のソフトウェアを使用していて、アルバイトやパート従業員の多い中小企業でも導入が進められています。
シフト作成やシフトの管理を便利する専用のソフトウェア、今回は、そのツールがもたらす利便性についてまとめました。
シフト作成の利便性5つのポイント
シフト作成をツールで行うことによってもたらされる便利さは、次のようなことです。
5つのポイントによって、ツールがもたらす効果が見えてくるでしょう。
1. 時間と手間の節約
ソフトウェアを使用することで、手動で作成する場合よりも迅速かつ正確にシフトを作成できます。また、シフト変更や修正を行う場合も、簡単に修正できます。
人力で入力していると、エクセルで関数を組んでいても、労働時間の計算ミスがあったりシフト組みの不備によって人員が足りない日が発生してしまったり、ミスや不具合が生じやすくなります。
専用ツールを使えば、自動調整機能などを補助的に用いることで円滑にシフトを組むことができるようになるはずです。
2. スタッフの希望やスキルを考慮したシフト作成
ソフトウェアを使用することで、スタッフの希望やスキルを考慮してシフトを作成できます。スタッフ全員の希望を叶えることはそもそも不可能に近いことですが、人力ですべてのリクエストを消化しようとすると作成にかかる工数は莫大なものとなってしまいます。
また、シフト管理の担当者が、厳しいシフトで出勤せざるを得ないスタッフからいらぬ恨みをかってしまうこともあるかもしれません。
これらの葛藤は、シフト作成をソフトウェアに任せることによって、ある程度解消することが可能です。
これにより、スタッフが希望する曜日や勤務時間を考慮したシフトが組みやすくなり、スタッフのモチベーションも向上させることができるでしょう。
働きやすい職場であることが周知されれば、人員を募集する時も優秀な人材が獲得しやすくなります。
3. 自動的な規制遵守
専用のソフトウェアを使用することで、法的な規制に基づいたシフト作成が容易になります。法律に基づいた最低賃金や、最大勤務時間といったさまざまな制限を自動的に反映することができます。
2024年になると、これまで働き方改革の対象から外れていた業種にも改革が適用されます。というより、今まで労働の特性から働き方改革の適用を免除されてきた業種が、免除されなくなり、法令遵守を求められることになります。
物流業界では特にこの話題が大きく取り上げられ、働き手の不足、高齢化といった諸問題を抱えて困っている企業も決して少数ではありません。働き手の母数をいきなり増加させることはできませんが、専用のシフト作成ツールを使えば、経営者に法令遵守を働きかけ、違法労働をさせないように守ることはできます。
4. 通知やコミュニケーションの簡素化
シフト作成をツールで行うと、シフト変更や勤務時間の確認などの通知やコミュニケーションを簡素化できます。クラウド管理できるツールなら、現場の従業員は、自分の勤務スケジュールをいつでも確認可能で、スケジュールの変更もリアルタイムで反映されます。
会社のパソコンやタブレットがなくても、スマホですぐにシフト確認ができるのは便利ですね。シフト作成をしてから、LINEグループにシフト表を送信、LINEをしていない人にはメール、電話で伝えて、職場では一枚ずつプリントしたシフト表を配布する、という手間と比較すると、その利便性は非常に高いといえるのではないでしょうか。
5. データの分析・比較ができる
シフト作成ツールを使えば、スタッフの勤務時間や勤務条件といった労働にまつわるデータを収集することもできます。これにより、シフト作成や勤務条件の改善につながる情報を得ることができます。
昨年の今頃はどのようなシフトで回していたっけ？ 職場と現場の行き来の無駄を減らすにはどうしたら良いのだろう？ そんな時にはシフト作成ツールに蓄積されたデータが役に立つこともあるでしょう。
シフト管理は無理して行うものではない
これだけ一気に便利になるポイントが挙げられると、「本当にこれだけのことが達成されるのか」と懐疑的になってしまう方もいらっしゃるかもしれません。
しかし、シフト作成は本来「苦労して行うもの」でもなく、「シフト管理者の責任で運用しなければならないもの」でもありません。
シフト管理は、オートマチックに行っても従業員の希望を叶えることができますし、無機質な職場になってしまうというおそれもないはずです。シフト作成に従事している人の負担を取り除けば、また新たな仕事を覚えたり、新しい場所で活躍して会社に貢献してくれるかもしれません。
シフトは一生懸命作るものという先入観があるならば、それをまずは脇へ置いて、新しい価値観へアップデートしてみてはいかがでしょうか。
- 毎月のシフト管理が辛い
- シフト管理でミスがあり、トラブルになっている
- 従業員に厳しいシフトを強いている自覚がある
こうした項目に一つでも当てはまることがあるならば、一度はソフトウェアでシフト管理を試してみるよう、おすすめします。
まとめ
シフト作成ツールがもたらす利便性とは、企業の経営者やシフト管理者だけが恩恵を得るものではありません。働く人が自分のシフトを把握しやすくなる効果や、間違いなく自分の勤務状態を記録してもらっているという安心感を得られるという効果があります。
シフト作成ツールは高額なソフトも多く、保守、アップデートといったランニングコストがかさむソフトウェアも少なくありませんが、当社のツールは無料で使用することができます。
職場にツールを導入したいけれど、コストが心配、初期費用をかける余力がない、という中小規模企業、小規模事業者にこそ、一度試していただきたいツールです。
