コラム

シフト作成はなぜ必要なのか?顧客とスタッフのためになるシフト管理

シフト管理は、スタッフの働きやすさのためだけに行うものと思っていませんか?

スムーズなシフト管理はその店舗や施設をユーザーが円滑に利用しやすくするためにも重要です。なぜなら、店舗や施設の利用者にとって、その利便性は従業員の働きによって決定されるからです。

実は「お客様のため」にもなる、今回はそんなシフト作成のお話です。

なぜシフト作成が必要なのか

では、そもそもシフト作成がなぜ必要なのか、その原点についてまず考えてみましょう。

シフト作成の必要性とは、次の6つの項目に分けて読み解くことができます。

1. スタッフの勤務管理

シフト作成は、スタッフの勤務時間や勤務日を計画し、管理するために必要です。スタッフが何時から何時まで勤務するか、または誰がどの日に勤務するかを予め決定し、スムーズな勤務の実現を支援します。

勤務管理を各々に任せると、自分の予定を把握していない従業員がいたり、勝手に勤務時間を変更してトラブルを起こしたりするスタッフが出てくるかもしれません。シフト管理やシフト作成は、職場の秩序を保つために必要とされています。

2. ビジネスの効率化

シフト作成は、ビジネスの効率化にも関係しています。スタッフが必要な時に勤務できるようにシフトを作成することで、顧客サービスの質を向上させたり、スタッフの生産性を向上させたりすることができます。

シフトが組まれていないと、スタッフが無理をして結果的に勤務できなくなる、必要な人員が集まらず現場で仕事ができない、といったトラブルが発生してしまいます。スムーズに仕事を進めるために、シフトは必要不可欠です。

3. レギュレーションの遵守

多くの場合、企業は法律に基づいた規制や制限を遵守する必要があります。シフト作成は、法律に基づいた規制や制限を守るためにも必要です。たとえば、最低賃金の法律に基づいてスタッフの勤務時間を計画する必要がある場合があります。

また、働き方改革に伴う労働時間や残業時間の監督についても、シフト管理が担う責任は大きいものとなります。

4. スタッフのモチベーション向上

シフト作成は、スタッフのモチベーション向上にも関係しています。スタッフの希望や要望を考慮したシフト作成を行うことで、スタッフのモチベーションや満足度を向上させることができます。

具体的には、成績や売り上げの高い従業員から好きなシフトを選べるようにしたり、介護や育児しやすいシフトスケジュールで離職を防いだり、といったことです。

労働は生活に直結しているので、ちょっとしたことで従業員のモチベーションは上がりやすく、また反対に下がりやすいものでもあります。

安心して働いてもらえる従業員を増やすための策として、適切なシフト管理は必要な存在となります。

5. コスト削減

シフト作成は、コスト削減にも関係しています。不必要なオーバータイムや、スタッフの過剰な待機時間を防ぐことで、コストを削減することができます。

きちんとシフト管理を行っていないと、スタッフが多すぎる時間帯が出て、人件費を圧迫してしまうことがあります。

必要な時に必要な分の給与は支払うべきですが、無駄に人員を配置するのは避けるべきです。シフト管理をツールで行えば、自動でコストを算出してくれるので、経営者にとって心強い味方となるはずです。

6. 快適な店舗・施設環境の提供

ビジネスの効率化という項目ですでに述べたことと一部重複しますが、充分なスタッフが配置されていないと、現場は顧客に商品、サービスを提供することができません。

もしも、広いデパートの1フロアに店員が1名しかいなかったら、どれだけ多くの顧客が訪れても一日に必要とされる売り上げを達成することは不可能でしょう。

また、介護の現場や引越しの現場も、1人あるいは必要な資格のないスタッフだけでは、仕事をすることができません。

的確な人員配置をして、顧客に滞りなくサービスを提供できるよう、シフトは存在しているのです。

シフト作成は顧客のためになる=企業成長に欠かせない要素

以上のように、シフト作成はスタッフの勤務管理やビジネスの効率化、レギュレーションの遵守、スタッフのモチベーション向上、コスト削減など、企業経営に欠かせない重要な役割を果たします。

また、顧客がサービスを受ける上でもメリットを感じられるもので、きちんとシフト管理をシステム化することで企業としての成長も期待できるでしょう。

近年、日本では少子高齢化が進み、人手不足が深刻化しています。多くの企業が労働環境改善に取り組む中、シフト作成においても省人化や労働環境の改善が求められています。つまり、多くの企業が効率の良いシフト作りを模索する中、従来の方法に固執しすぎると時代から取り残される危険性さえあるのです。

時代とはずれた企業や職場というレッテルを一度貼られると、優秀な人材を獲得しにくくなり、また有能な従業員が他者へ流れてしまうリスクも高まります。

そうならないよう、シフト作成用の専用ソフトウェアなどを導入して、自社に合ったシフト管理システムを構築してみましょう。

まとめ

シフト作成は、従業員の働きやすさ、企業の成長と運営を考える上で非常に重要な業務です。

にも関わらず、一人の管理者が残業で作業をしたり、昔からの慣習(レガシーシステム)で運用されていて時代に即していない形で引き継がれていたりすることが多くあります。

次世代のシフト管理は、専用ソフトウェアで便利機能を使うことで、工数を大幅に削減することが可能です。

また、エクセル出力してプリントアウトしたり、クラウド保存で場所や端末を選ばずに閲覧できたりと、多様な世代にマッチした展開も可能です。

もしも、まだシフト管理ツールを導入しておらず、今後導入を検討したいという場合は、ぜひ一度無料で使える当社の作成ソフトを試してみてください。

自動調整機能、勤務条件入力機能をはじめとする便利機能で、シフト作成を一気に時短化できるはずですよ。

  • この記事を書いた人

中堂薗孝二/なかどうぞのこうじ

創業45年になる有限会社クリンシアの2代目代表。マットモップレンタル事業、ビルメンテナンス清掃事業、家庭用洗剤、次亜塩素酸水製造販売事業、ナノテックシステム導入支援事業、清掃用具関連販売事業、清掃業務に関するコンサルティング事業などをしています。 また飲食店事業としてテイクアウトカフェの運営も行っています。

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