コラム

悩みを解消!悩みに対応できるシフトツール便利機能

シフト作成は毎月悩みのタネですね。特に年度末は忙しく、これから新年度に向けて人の出入りがあったり変更しなければならない事柄があったりと、パニックになっている職場や担当者もあるのではないでしょうか。

今回は、どこの職場にもありがちな悩みと、その解決作となるシフトツールの便利機能について改めてご紹介します。

シフト作成ツールとは

シフト作成ツールとは、シフト作成に特化したソフトウェア全般のことです。無料で使えるソフトから高額なソフト、スマホやタブレットで使える簡易的なアプリなどさまざまなタイプがあります。

当社のシフト作成ツールは、現場を知るからこそ開発できたシンプルな設計が特徴で、直感操作の使いやすいデザインを強みとしています。

シフト作成ツールの悩み別便利機能5つ

シフト作成ツールで実感してもらいたい便利機能は多岐にわたりますが、まずは代表的な5つの機能をみてみましょう。

1. かかる工数を削減!シフト自動作成機能

シフト作成に時間がかかる場合や、シフト作成者が不在の場合には、シフト自動作成機能が便利です。この機能を使うことで、自動的にシフトが作成されます。

あらかじめスタッフの勤務条件を入力しておくことで、それぞれの条件を満たした無理のないシフトが作成できます。

なお一般的に、シフト作成を人力からソフトウェアに変えると、作成にかかる時間を従来の半分から3分の1程度にまで削減できるといわれています。

2. 変更が生じたら即変更!シフト調整機能

シフト作成時には、どうしても細かい調整が必要になることがあります。そんな時は、調整機能を活用しましょう。この機能を使うことで、シフト作成者がシフトの調整を行うことができます。

微調整は項目をドラックアンドドロップすることで簡単に行えるので、一から作り直す手間をかける必要はありません。

3. シフトの確認忘れも大丈夫!クラウド保存システム

作成したシフトはクラウド保存されるので、スタッフはいつでもどこでも自分のシフトを確認することができます。あらかじめ従業員用のアカウントを作成しておけば、職場のパソコン、外出先で利用するタブレット、自宅のPC、スマホなどからも手軽に利用することができます。

またこの機能は、従業員の勤務状況を確認する業務にも役立ちます。出張先や自宅のPCでも、ツールに登録されたシフトを確認できるので、経営者、管理者は職員の給与や勤務条件について正確な情報をすばやく把握できます。

4. そりが合わなくても大丈夫!NGスタッフ登録機能

スキルや人間性が問題なくても、相性はよくない。そんな従業員を抱えることがあるかもしれません。しかし、本ツールにはNGスタッフ機能が搭載されており、同時に同じシフトに入ることを避けることができます。これにより、現場のスムーズな運営を実現できます。

5. デジタルツールに疎い社員も安心!エクセル出力機能

本ツールには、作成したシフトをエクセルファイルに出力する機能が備わっています。従業員間でシフトを共有するには、PDFに変換してから書式を整えてプリントする、LINEのグループチャットやメールでリンクを送信する、などの方法がありますが、これらの手法ではシフト作成の時短化には繋がりません。

また、LINEやメールで送る方法は、アドレスの抜け漏れなどヒューマンエラーによる伝達ミスが懸念されるため、万全とはいえないでしょう。

それに対し、エクセルファイル出力なら、デジタルツールに詳しくない社員がいても安心して、手軽な共有が可能になります。エクセルファイルは、添付ファイルとしてメールに添付するだけでなく、プリントアウトすることもできます。そのため、デジタルツールに不慣れな従業員でも無理なくシフトの共有ができます。

シフト作成の工数を削減して有意義な業務を行おう

これらの機能を利用することで、シフト作成における悩みを解消することができ、スムーズなシフト管理が行えます。

従業員の勤務を管理するシフト作成はもちろん重要な仕事ですが、ほかにも有意義で必要とされる仕事はたくさんあります。

シフト作成業務以外の仕事には、後進の育成や企業の成長戦略を構築する話し合い、同業他社との勉強会や研究など、経験を積んでいなければ従事できない業務がたくさんあります。職場のことを熟知して気配りのできるベテラン〜中堅社員ほど、シフト作成の重荷を背負う傾向がありますが、そうした有用な人材には、任せるべき仕事がもっとあるのではないでしょうか。

幸いなことにシフト作成は、自動で行っても精度の高いものが出力されます。機械にできることは機械に任せて、人にしかできない業務のクオリティを高めていく、今の日本社会はそのような働き方が求められているのではないでしょうか。

マニュアル完備で安心

とはいえ、初めて触れるデジタルツールは誰しも不安なものです。

デジタルに苦手意識のある方はもちろん、スマホやタブレットを使いなれている人ほど目新しいソフトウェアは勝手が分からないと敬遠してしまうかもしれません。

そのような悩みや不安を解消するため、当社は「シフト作成ソフトマニュアル」を作りました。各項目とも、記事を読みながら操作していくうちに、疑問点が解消されて使い方が自然と覚えられるようになっています。

作成手順や機能の利用方法で不安なことがあったら、こちらのマニュアルサイトを参照しながら一つ一つ操作してみてくださいね。

・シフト作成ソフトマニュアル

https://cxshift.net/category/manual/

まとめ

シフト作成ツールは、働き方改革による労働力不足を補うためにも有用なソフトウェアです。特に、当社のツールは直感操作をモットーとした使いやすいデザイン設計を心がけているので、デジタルツールが苦手な職場にこそお試しいただきたいと感じています。

DX化のビッグウェーブに乗り遅れている、あるいは今こそ乗りたいと感じている企業の担当者の方は、ぜひお気軽に当社のシフト作成ツールを試してみてください。

  • この記事を書いた人

中堂薗孝二/なかどうぞのこうじ

創業45年になる有限会社クリンシアの2代目代表。マットモップレンタル事業、ビルメンテナンス清掃事業、家庭用洗剤、次亜塩素酸水製造販売事業、ナノテックシステム導入支援事業、清掃用具関連販売事業、清掃業務に関するコンサルティング事業などをしています。 また飲食店事業としてテイクアウトカフェの運営も行っています。

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