クラウドで管理するシフト作成ツール、ご存知ですか？

クラウドシステムは、現代のビジネスシーンになくてはならない存在です。

当社のシフト作成ツールも、クラウドでデータを保存することで、どこでも入力や確認ができるようになっています。

今回は、知っているようで知らないクラウドについて紐解き、利便性と利用する上で注意したいセキュリティのことを、詳しくご紹介しようと思います。

クラウドとは？

クラウド（Cloud）とは、ネットワーク上に存在しているインターネットのコンピューターシステムのことです。

例えば、スマホAの中にインストールしているアプリを使って情報を入力した時、そのスマホやアプリがクラウドを持っていなければ、スマホBやスマホCでその情報を見たり編集したりすることはできません。

しかし、クラウドに入力した情報を保存するシステムが搭載されていると、スマホBやスマホC、あるいはタブレットやPCでも必要があれば情報にアクセスできるようになります。

情報保存する先を、端末ではなくネットワーク上のクラウドにすることで、より自由に情報にアクセスできるようになるのです。

なぜビジネスにクラウドが必要なのか

クラウドは、ビジネスをスピーディに進める上で非常に重要な役割を担います。

例えば、製品のカタログや資料をクラウド保存して、訪問先ですぐ診てもらえるようにしたり、注文書や契約書をクラウド保存して確認の必要な部署で共有できるようにしたり、業務効率化を図ることができます。

大量のカタログを持ち運ぶ、一枚の紙の書類を各部署に回しているうちに時間がかかる、といった不便を解消するのがクラウドです。

シフト表も、クラウドで保存しておけば、閲覧許可を持っている従業員全員が個人の端末からチェックすることができます。

しかし、これだけ聞くと、「便利なのは想像できるけれど、誰もが情報にアクセスできるのはちょっと心配」という方もいらっしゃるかもしれません。確かに、アクセス権やセキュリティについて考えておかないと、情報漏洩のリスクは高くなってしまいます。

安心してクラウドをビジネス利用できるよう、クラウドのメリットとデメリットを整理してみました。クラウドはビジネスのさまざまなシーンに用いられますが、今回は、特に導入のハードルが低い、シフト管理をする場合を想定しています。

クラウドでシフト管理をするメリット

クラウドでシフト管理をするメリットは、次の3点です。

シフト作成を手書きで行なっていると、紙をなくした時、一から作成のし直しが必要です。

また、「前回の繁忙期はどんなシフトだったっけ？」と思ってもシフト表を処分してしまったら反映させることはできません。とはいえ、すべてのシフト表を紙媒体で保存しておくことは不可能です。

クラウドは大量のデータを保存しても場所を取ることはありませんし、保存するデータ量がいっぱいになったら新たに増やすこともできます。

分厚いファイルを大量に保管するよりも低コストで運用することができる上、従業員の自宅や外出先から自由にアクセスできるので、現場の利便性はアップするでしょう。

クラウドでシフト管理をするデメリット

クラウドでシフト管理をするデメリットは、次の2点です。

クラウドはネットワーク上の保管場所なので、ネット環境がないとアクセスすることができません。職場にWi-fi環境が構築されていない場合は、新たにネット工事をする必要があるかもしれませんし、ネットに疎い従業員の方から相談を受けることもあるかもしれません。

また、クラウドをパスワードで保護して限定的にしか閲覧できないようにする場合は、パスワードを漏洩しないように気をつけないと個人情報が流出する危険もあります。

とはいえ、これらは社内研修などを行う、簡易的なマニュアルを作成するといった対策を講じることで簡単に回避できます。やみくもにデメリットを恐れるのではなく、ポイントに合わせた対策を講じて使いこなしていくことが大切ですね。

小規模な職場でもクラウドの活用はおすすめ！シフト作成も簡単に

新しい技術には、メリットとデメリットがつきまとうものですが、デメリットの克服は小規模な職場の方がしやすい傾向にあります。

1,000人規模の従業員全員に個人情報保護の考えを守ってもらうのは難しいですが、数人規模、数十人規模ならば納得するまで勉強して、共通の目標やルールを守りやすいからです。

クラウドを利用したシフト作成は、月々の手間を省略する上でも有効なので、ぜひツールを使ってみてくださいね。

当社のシフト作成ツールの特徴は、次の通りです。

手入力よりも簡単、excel出力も可能

条件入力で自動化できる項目があり、作成したシフト表をexcelに出力することもできます。

プリントアウトして使うこともできるので、現場に一枚は紙のシフト表がほしいという職場にもおすすめ。

シフト作成にかかる工数を大幅短縮

シフト作成は、従業員の勤務希望や労働時間といった個々の事情を把握していないと組むのが難しいものですが、あらかじめ条件を入力できるツールなら、それぞれの希望を反映させやすくなるはずです。

最初のうちは、入力がたいへんと思うかもしれませんが、次月以降にも引き継げる情報ばかりなので、だんだんと効率化を実感できるはずです。

クラウド管理で多様な働き方ができる

今回のテーマでもある「クラウド」は、テレワークや多様な働き方の味方でもあります。

「パートさんの希望を収集するのが遅くなってシフト作成は毎回残業」、「昼休みを返上して作成しないと業務に差し支えるから月末はいつもお腹がぺこぺこ」と無理をしなくても、大丈夫。シフトをクラウド管理すれば、自宅のタブレットやPCから入力して、職場のPCでチェックすることもできますよ。

まとめ

日常生活に溶け込む便利なクラウドは、ビジネスの小さなシーンでも大活躍しています。

ネットなんて遠い世界、と思わずに、まずはシフト管理という身近な業務にクラウドを活用してみませんか？