シフトの組み方は職場によってそれぞれ。
でもどこも同じような不満や悩みを抱えているのは、共通しているかもしれません。
自動シフト作成ツールは、どこの職場にもありがちな「もやもや」を解消するのに役立ってくれるはずです。
シフト作成=つらいことと思う理由とは
勤務表の作成は、シフトの組み方さえマスターしてしまえば、基本は毎月同じことの繰り返しです。
それなのにシフト作成といえば「つらい」、「嫌な業務だ」というイメージがついて回るのはなぜでしょうか？
その答えの一つには、すべての人が納得する最適解が存在しないというものがあります。
例えば、次のような事例においては、万人が納得する答えを見つけることはできないでしょう。
シフトの組み方が下手で時間がかかると感じる
シフトを任されているのにシフトの組み方が下手と思われていそうで、毎月苦しみ悩んでシフトを決定している、という担当者は少なくありません。
経営者がシフトを組んでいる場合はワンマン社長、社員やバイトリーダーが担当している場合は「偉そう」などいわれのない陰口を聞かれていると思い込んでしまうケースもあるようです。
スタッフの休み希望が多い上に断ると空気が悪くなる
スタッフの休み希望が多いと、そのすべてを了承するわけにはいかない場合もあります。そのため、月に何人かは休みの希望を断らざるを得ないこともあるでしょう。
特定のスタッフに偏りがないようにと配慮しても、「いつも私だけ休めない」、「休めないせいで家庭がギスギスした」などとスタッフから詰め寄られるのが辛いところです。
シフトの伝え方に悩み、スタッフとの関係が悪くなった
「連勤してほしい」、「遅番から早番に連続で入ってほしい」という負担の大きいシフトをお願いする時、良識的なシフト担当者（あるいは経営者）であればあるほど、その伝え方に悩むものです。
悩んだ末にギリギリまでシフトのお願いができないと、急な通達になってスタッフの信頼を失ってしまうことがあるので注意したいところです。
苦労してシフトを組んでいるのに「ずるい」と言われる
平等、公平を心がけているつもりなのに、「ずるい」、「贔屓している」という非難を受けることはどの職場にもあることです。これは、限られた人数で円滑に現場を運用しなければいけないというシステム上避けられないことといえるでしょう。
Aさんに希望通り休みを与えればAさんは満足ですが、欠員を埋めるためにBさんとCさんが連勤せざるを得なくなります。
また、AさんとBさんが同じタイムスケジュールで働きたいと希望していてもAさんとBさんの仲が悪い、あるいは能力差があって同じシフトに入れることができないという問題が生じることもあります。
すべてのスタッフが満足できるシフトが存在しない以上、シフト担当者はある程度スタッフの不平不満を受け止めてスケジュールを組まなければなりません。
埋まらないシフトを補填するために連勤せざるを得ない
以上のような外的なプレッシャーの他に切実なのが、埋まらないシフトを自分が出勤することでカバーしなければならないという問題です。
一度や二度なら、上に立つ者としての責任と割り切れますが、毎月の穴埋めが当たり前になると体力的、精神的に疲弊してしまいます。
シフト作成のつらさから解放されるツールを導入しよう
シフト制で運営される現場で起こりがちな事柄を少し挙げるだけで、担当者が毎月ストレスを抱えながらシフトを組んでいることが分かります。
これを解決する一つの方法がシフト作成ツールを使うことです。
ツールを使えば、人力で一から組み立てるよりも不平や不満が出にくく、シフト作成の担当者がかける時間や負担を減らせるはずです。
自動作成で不満の出にくい仕組みづくりを
シフト作成ツールには「自動作成機能」がついています。
これは、スタッフの勤務条件や祝日機能、同じ現場に入るのが難しいNGスタッフ登録機能などに入力された条件を加味した上で自動的にシフトが組まれる機能で、毎月のシフト作業が格段に楽、スムーズになることが期待されます。
デジタル任せで「ずるい」「役得」の声を封じよう
デジタルの自動入力機能を使えば、他のスタッフの「シフト担当者の意思や思惑がシフトに反映されているのではないか」というあらぬ疑いを打ち消すことができます。
皆のためにシフトを組んでいるのに、役得と思われてしまうのがつらい担当者にとっては、肩の荷が少しは下りるのではないでしょうか。
なお、自動作成した上で変更することは可能なので、今月のみ特殊なシフトで動かしたという場合、微調整してさらに働きやすい職場にしたいという場合はすぐにシフト移動、反映ができます。
一覧がすぐできるから伝え方に悩まない！円滑な職場に
シフト作成ツールは、クラウド保存できるだけでなく、エクセル出力でプリントアウトも簡単です。アカウントをスタッフ分作って即時確認できるようにするのも良いですし、プリントを貼り出して一覧表をチェックできるようにするのも良いでしょう。一人一人にシフトを伝えなくても、すぐに共有できるので便利ですよ。
無料で使えるシフト作成ツールは導入もスピーディでラク
シフト作成ソフトは、高額な初期費用とランニングコストを要するものも多いですが、このツールは無料で使うことができます。
予算を組む必要がなくすぐ導入できるので、思い立った時すぐにお試し感覚で使ってみることができます。
スピード感をもって導入できるのは、一億総デジタル時代の強みといえるでしょう。
経営者がまず体験してみて、問題ないようならシフト担当者を設定して任せるという方法もおすすめです。
まとめ
シフト作成は、毎月発生する業務だからこそスタッフの小さな不満が溜まりやすいもの。小さな不平不満やストレスはそれ自体辛抱できるかもしれませんが、積もっていくとやがて辞職や休職、人間関係のトラブルに発展していくリスクがあります。
経営者、シフト担当者は、小さな不満にこそ注目して、スタッフが気持ちよく働けるよう先手を打っていくべきではないでしょうか。
