若年層だけでなく、高齢者層にも利用されているLINE。
クーポンや会員証を備えた企業アカウントも当たり前の存在になり、生活に溶け込んでいます。
そんなLINEで、シフトも管理できるのをご存知ですか？
今回は、LINEシフトとそのメリットとデメリット、そしてLINEシフトと比較した場合のシフト作成ソフトの使い勝手についてチェックしていきましょう。
シフトを管理するLINE WORKSとは
LINE WORKSとは、ビジネスに特化したLINEです。
通常のLINEのようにトークすることができる以外に、営業カレンダーやタスク管理、アンケート実施、書類やお知らせを共有しやすいDRIVEといったさまざまなビジネス向け機能が搭載されています。
制限はあるものの無料で使えるフリープランのほか、できることが増えて制限がなくなるスタンダード、アドバンストといった有料プランもあり、会社にとって最適なプランを使い分けることができます。
LINE WORKSでシフト管理を行う場合は、アンケート機能とトーク機能、そしてカレンダー機能を組み合わせて行うのが一般的です。
LINE WORKSでは、アンケート機能でまず、勤務日の希望を募り、その後カレンダーで仮のシフトを決定、必要があればトークでスタッフ同士が融通しあってシフトを変更、変更を随時カレンダーに記載して全体共有、という流れでシフトを組んでいきます。
引き継ぎが必要な事項については、DRIVE機能やメールを使ってドキュメントを共有していくこともできます。
LINEシフトのメリット
LINEでシフト管理をするメリットは次のようなものです。
- 多くの人が使い慣れたLINEでスムーズにやり取りできる
- 従業員同士のコミュニケーションが活発になる
- 業務に必要な連絡をアプリに一本化できる
先に述べたように、LINEはほとんどの人にとって使い慣れたツールです。
学生や中高年といった年齢の異なる人が多く働く職場でも、「LINEを知らない」という人はごく少数でしょう。
そのため、自然な感覚でシフト関連業務を行いやすいというメリットがあります。
また、トークやメールといった機能があるので、従業員同士が活発に交流することができて、必要書類や引き継ぎ事項を気軽に共有できるという特徴もあります。
LINE WORKSを開けば、業務に関連する事柄がすべて確認できるのは便利ですね。
LINEシフトのデメリット
LINEでシフト管理をするデメリットは次のようなものです。
- ヒューマンエラーは減らせない
- 多くの機能を使い分けてシフトを組む必要がある
- 自動化できるフローはない
- 従業員が多いとコストがかかる
LINE WORKSでシフトを組むには、アンケート、トーク、カレンダーといった各種機能を使いこなす必要があります。また、基本的には手入力で行うので「日にちと曜日の勘違い」、「返信が遅い従業員への催促」、「記載する時の入力ミス」といったシーンでヒューマンエラーが起こりやすくなります。
また、毎月同じフローを行う必要があるので、職場によってはシフト管理者とLINE WORKS管理者を複数人設定しないと業務がスムーズに行われない可能性もあります。
また、無料で使える機能は制限があるため、現場によってはランニングコストが発生します。
シフト作成ソフトとは
シフト作成ソフトは、シフト管理に特化したソフトウェアの総称です。
その名の通り、シフトを管理するための機能を備えています。クラウド保存によってPC、タブレット、スマホなど複数端末で利用できるものが増えています。
シフト作成ソフトのメリット
専用のシフトツールでシフト管理をするメリットは次のようなものです。
- 便利な機能が搭載されている
- シフト管理だけを目的としているので操作性がシンプル
- エクセル出力ができる
シフト作成ソフトは、シフト管理を目的としているので、勤務条件の登録・保存やシフトの自動調整機能といった便利機能が多いのが特徴です。
また、余計な機能をそぎ落としてシフト管理だけに集中しているソフトがほとんどで、シンプルかつ使いやすい設計になっています。
また、クラウド保存、エクセル出力といったビジネスの現場に嬉しい機能を備えているのもメリットです。
シフト作成ソフトのデメリット
専用のシフトツールでシフト管理をするデメリットは次のようなものです。
- シフト管理しかできない
- 高額なコストが発生するソフトもある
シフト作成ソフトは、LINEアプリと違ってシフト作成のみに使われます。
従業員同士のコミュニケーションや、ファイル共有といった目的を兼ねることは難しいでしょう。
また、専門的なソフトの中には初期費用、利用料ともに高額なソフトもあります。そのため、ランニングコストの安いLINE WORKSよりも多くの予算を必要とするものもあるでしょう。
とはいえ、こちらのシフト作成ソフトは無料で試すことができます。
多くのソフトは無料お試し期間もついているので、まずは試しに導入、運用してみるのもおすすめです。
ソフトならインストールしなくてもアカウント付与で誰でも使える
シフト作成ソフトは、LINEのように大勢の従業員が編集できないのではないか、と思う人もいるかもしれません。
しかし、こちらのシフト作成ソフトはアカウントを付与することで、複数の管理者やリーダーがシフト編集できるようになります。また、アカウント別に編集権限、閲覧のみ可などと分けることができるので、現場に合わせて管理者を指定して適切に管理することができます。
まとめ
LINE WORKSは若い従業員の多い職場や、仲間意識をもって仕事をしたい現場に向いています。
一方で、正社員、アルバイト、パートなど多様な立場の従業員を抱える職場は、シフト作成ソフトでビジネスライクにシフト管理を行う方が、業務をスムーズに進めやすいといえるでしょう。
シフト専用のソフトやツールなら、クラウド保存やエクセル出力といった共有方法もあるので、「スマホが苦手」、「仕事でLINEのアカウントを使いたくない」というスタッフがいても安心です。ぜひ試しに使ってみてくださいね。
