何をどのようにDX化するのが最適かという問いへの答えは、業界や業種だけでなく、企業の規模や集っている働き手の属性などによっても変わります。
ただし、実現可能な未来図を描くべきというポイントは、すべての業界、企業において共通しています。
絵に描いた餅ではなく、実際に稼働できる無理のないDX化を設計することが、DX化のはじめの一歩と言えるでしょう。
DX化は実現可能なことから一歩ずつ進めよう
DX推進の手段や未来図は、企業の規模や集っている働き手の属性によって変わると先ほど書きましたが、これを具体的に言えば、
- 事業規模
- 従業員の平均年齢
- 今後の展望
といった要素が実現可能なDX化計画には必要ということになります。
事業規模
極端に言えば、従業員を1万人抱える企業と、5人の従業員で運営されている企業とでは、DX化にかける予算、削減できるコスト、改善が期待される業務の質が大きく変わってきます。
業務システムを丸ごと変更するような改革には多額の費用がかかりますが、社員数の多い企業であれば、かけたコストを業務効率の改善や人件費削減、残業代の削減などで補うことができます。
仮に、DX化によって従業員一人あたり週2時間の余裕が捻出されるとします。
従業員5人なら、週10時間、一ヶ月で40時間、一年で約480時間ですが、従業員1万人なら、週だけでざっと10万時間もの余力ができる計算になります。
もちろん、空いた時間をどのように運用していくかによって成長戦略の描き方は変わりますが、業務改善システムの導入によってどのくらいの効果が出るのかは、あらかじめ計算しておく必要があります。
従業員の平均年齢
従業員の平均年齢が比較的若い、あるいは多くがスマホやPCを使いこなしているといった場合、DX化はスムーズに進みます。
しかし、デジタル機器に疎い、あるいは従業員の高齢化が進んでいて新しい技術を身につけるのに長時間の研修が必要になるといった場合、一気にシステムの大改革を行ってしまうと却って業務効率を下げてしまうおそれがあります。
今後の展望
こちらも極端な例を挙げてみましょう。
企業A：初代経営者について、二代め社長が勉強中。事業を承継させることが決まっている。
企業B：経営者、従業員も中高年以上で次世代に承継するつもりはなく、10年前後で自然消滅させる予定。
この場合、企業Aはある程度の予算をかけてDX化をすべきかもしれませんが、企業Bの場合はあまり大きな改革を行ってしまうと、そのコストが負担となり、会社を閉じるきっかけになってしまう可能性もあります。
企業Bのような事業所は、時代に合わせた小規模なDX化を行って、働きやすさを保ちながら変化させていくと良いですね。
シフトツールの活用による現場DX化の実現
このように、DX化とはケースバイケースで進めていくべきであり、企業の数だけ正解の形があるといっても過言ではありません。
特に、改革が大きな影響となりやすい小規模な企業は、小さなところからDX化を試していくのが得策でしょう。
DX化を実現しつつも、現場に混乱をもたらさないツールとしておすすめなのが、「シフトツール」です。
シフトツールは、従業員の勤務管理やスケジュール作成を効率化するためのツールであり、業種を問わずさまざまな現場で使用されています。
シフトツールは、スケジュール管理や人員配置の最適化、勤怠管理、シフト表の作成など、毎月発生する煩雑な業務を支援する機能を持っています。
こうした機能によって、面倒なシフト作成を自動化できるので、シフト作成にかける工数の削減、ヒューマンエラーの改善、公平な労働環境の実現が可能になるはずです。
シフトツール導入で達成が期待されること
シフトツールを導入することにより、現場のDX化は達成されます。
また、DX化の達成によって期待できるメリットもあります。
業務効率化による生産性の向上
業務を効率化すると、端的に言えば「仕事がはやく」なります。
今まで人力で行なっていたシフト作成を自動化することで、大幅に作成にかける時間を短縮することが可能です。
大企業では、シフトにかける時間を半分〜3分の1以下に減らせたというデータもあります。
ミスの削減
手書きや手入力は、丁寧に仕事を行なっていてもケアレスミスが発生しがちです。
シフト作成ツールは自動入力できる項目も多く、一度条件を入力することで毎月同じ内容を入力していくこともできます。
これにより、入力ミスやシフトのダブルブッキングといったエラーを減らす効果が期待されます。
従業員のモチベーション向上
DX化は、今まで「面倒だがやらざるを得ないこと」、「無駄と思えるけれど代替手段がなかったもの」を自動化する良い機会です。
これによって、業務時間をより有意義に使えるようになり、生産的な業務に時間を充てることができるようになるでしょう。
管理者の作業負荷の軽減
これまでも何度かコラムで取り上げていますが、シフト担当者にかかる重圧はすさまじいものがあります。
真面目な従業員であるほど、毎月の作業にプレッシャーを感じて、社員、アルバイトさん、パートさんの板挟みになってしまうことも少なくありません。
シフトツールで半自動的にシフトを組めれば、こうした重圧を取り除けるかもしれません。
データの蓄積による業務の見える化
シフトは毎月作っていても、手書きだとどこかへ紛れてしまったり、PC入力だと毎回データを上書きしてしまったり、大抵の場合は失われてしまいます。
そうすると、誰がどのような業務を担っているのか、誰がどれくらい働いているのかといったデータや、この作業にどれくらいの工数がかかっているのかというデータが可視化されずに、適切な業務改善が行えないことがあります。
シフトツールで毎月のデータを蓄積すれば、こうした点も改善が期待されます。
まとめ
現場をDX化するためには、業務に特化したツールやアプリケーションを導入することが必要です。
その点、シフトツールは導入しやすく、活用すれば業務効率化やコスト削減、従業員のモチベーション向上などのメリットが期待できます。
現場のDX化を実現する一歩として、シフトツールの活用を検討してみてはいかがでしょうか。
