いつも人手不足の現場だとおろそかになりがちな勤怠管理。
シフト作成と同様、担当者のお悩みどころではないでしょうか？
今回は、勤怠管理について、そして現代の働き方や風潮について考えてみましょう。
勤怠管理とは
勤怠管理とは、従業員の出勤や休みの状況を把握して、労働時間を正しく認識することをいいます。
勤怠管理では、具体的に次のような点を管理します。
- 出勤、退勤、休憩時間
- 欠勤、遅刻
- 休日の取得条項
従業員が多い、もしくはシフトが不規則な職場の場合、個々の従業員のこれらの項目を手入力で記載していくのはかなり困難です。シフト担当者が勤怠管理までを行おうとすると、現場の通常勤務を圧迫しかねないでしょう。
働き方改革とは
これまでは、「従業員には悪いけれど休日返上で働いてもらっている」、「実はブラックかもしれないけれどパートさん、アルバイトさんの善意に甘えている」ということがギリギリ許容されていたかもしれません。とはいえ、働き方改革が施行された今は、意識改革も必要です。
働き方改革では、時間外労働や勤務間インターバルのない連続労働を規制することが定められ、年次休暇や残業も含めて、より客観的に労働時間を把握することが求められています。
雇用形態に関わることなく公正な待遇を確保していくことも求められるため、正社員とパート、アルバイトが共に働きやすい環境を整えていく必要も強まっています。
ノーマライゼーションとは
ノーマライゼーションは、正常化という意味です。
元々は福祉用語で、高齢者や障害のある人、社会的マイノリティの立場にある人が隔絶されることなく普通の人と同じように生活していける社会基盤、設備の整備を意味しています。
一見、仕事とは関わりがないように思えるかもしれません。ですが、これからの社会は、様々な背景を持つ人が様々な事情を抱えながら仕事をしていく場面が増えていくことが予想されます。
シフト作成は、円滑に行えれば自分らしい働き方を実現する手助けができます。
ノーマライゼーションを意識することで、誰もが働きやすい現場づくりに必要なことが見えてくるかもしれませんね。
シフト入力を担当者任せにしない現場づくり
勤怠管理やシフト入力は、ノウハウの蓄積や毎月ごとの負担が担当者だけに偏りがちです。
しかし、それは風通しの良い職場とはいえません。シフト入力や調整を担当者任せにせず、誰もが当事者意識をもって働ける現場にしていくためには、次のような点を試してみてはどうでしょうか。
シフト作成ツールを導入する
シフト作成ツールは、手書きでシフトを作成したりエクセルで一つ一つ入力したりするよりも、ずっと簡単で短時間にシフトを作ることができます。
操作性のシンプルなツールを選ぶことで、引き継ぎもしやすく、シフト担当者以外の代行もしやすくなります。
出勤や休みの把握を誰もがしやすい環境にする
スタッフ同士が出勤や休みの状況を自然と把握できる環境にすると、現場を何人で回すのか、繁忙期にはどれくらいの人員が必要かが見えてきます。全員のシフトを貼り出す、シフトツールでいつでも閲覧可能にする、といった対策を講じて、「職場に行かないと今日のスタッフ数が分からない」という状況を回避していきましょう。
現場が円滑に回るシフトについて皆で考える
シフト作成や勤怠管理の担当者は、小規模な職場ほど悩みを一人で抱えがちです。
離職や休職によって現場が円滑に回らなくなる、シフトの負担が一部の従業員によってしまっている、といった悩みは、なるべく可視化していきましょう。
小さな事業ほど、円滑な現場運用について、誰もが当事者意識をもって考えるべきです。なぜなら、働きやすくなればスタッフ全員の負担を軽減することができるからです。
簡単なシフト作成ツールで現場の風通しを良くしよう
スマホやPCを使う感覚で利用できるシフト作成ツールなら、現場に馴染みやすく、運用も簡単です。
無料で試してうまく使えたら本格導入というのも、おすすめです。
誰でも操作しやすいシンプル設計
ツールの開発は、現場の声をきっちり反映する！を第一に行いました。PCの操作に不慣れな人や、日々の業務が忙しくてマニュアルを読み込む時間がないという人でも使いやすいよう、余計な機能は搭載していません。現場に必要な機能、シフト作成のしやすい設計、それを追求しています。
現場の声を反映したソフトです
最大勤務時間の設定、スタッフごとの個別条件設定、NGスタッフの設定や休日設定、勤務時間の合計チェック機能、エクセル出力、これらは現場の「あったらいいな」を反映させた機能です。
誰もが働きやすい環境を目指せるツール
これらの条件を一度設定すれば、自動でシフトを作成することもできます。
また、完成したシフトに微調整をしたい時も、該当する箇所をクリック&ドロップすれば入れ替えできるので白紙から作り直す必要はありません。
シフト作成ツールの導入は、シフト作成の時短につながります。それはシフト担当者や勤怠管理者の負担軽減となり、働きやすさに直結するでしょう。
まとめ
働き方改革が施行された当初は、大企業に限った話と感じた経営者、事業者の方も多いでしょう。しかし、働き方改革はすべての人に関係のあるもので働く環境の整備を検討していくことが必要です。
シフト作成ツールは、管理画面もシンプルなデザインを追求しています。ツールを導入するとシフト作成者や経営者、事業者の負担を減らして、従業員にとっても働きやすい環境を整備することができるでしょう。
働きやすい職場づくりは、余裕をもって業務にあたることからスタートしていきます。余裕をもつために必要なのは、時短化できるツールを使いこなすこと、従業員全員が安心して仕事ができると感じてもらうことでしょう。
まずは無料で使えるシフト作成ツールを利用して、職場のシフト状況の風通しをよくしてみませんか。
