シフト作成に経験や資格は必要ありません。
誰がやっても良いのですが、誰にでもできる業務でないことは明白ですね。
今回は、シフト管理の責任と権利について真面目に取り組んでみたいと思います。
シフト作成は誰の仕事？
シフト作成は、毎月発生する業務です。
小さな職場であれば、経営者自らがシフトを割り振ることも多いでしょう。正社員、バイト、パートと様々な立場の人が共に働く職場も、個々の事情を熟知している経営者やトップ陣がシフトを組むケースがあります。
長く勤める従業員がいる職場や、大勢の社員を抱える企業では、シフトの担当者や担当部署が設置されて毎月のシフトが組まれます。アルバイトが主に現場で働く場合は、バイトリーダーがシフトを組んでいる現場もあるでしょう。
このように、シフト管理を誰が担うかという問題はケースバイケースで、事業の規模や現場の形態によって異なります。
同様に、シフト管理で留意すべき点も、誰がシフトを管理するかによって異なってくるのです。
シフト作成を経営者が行う場合
シフト作成を経営者などトップ自らが担う場合は、2つのケースが考えられます。
すなわち、
- 作りたくないが、人手が足りず作成せざるを得ない
- スタッフの全てを自分でコントロールするために作成している
の2つのケースです。
いずれの場合も、ワンマンになってしまうと従業員が不満を抱きやすく、働き手のモチベーションを下げることにもつながってしまいます。
経営者目線にとどまらず現場目線を大切にした平等なシフト組みが求められます。
理想や経営判断で負担を押しつけない
経営者なら、自分の会社を成長させたいと思うのは自然なことです。
ただし、働く従業員（正社員・パート・バイト）には従業員の立場や考え方があるため、理想が高すぎたり極端すぎたりすると、「自分勝手でついていけない」、「現場の自分たちばかり負担を押しつけられている」と感じてしまうことがあります。
対処法：現場を見ての作成を心がける
経営判断として先を見たり多少の無理をすることは時に必要ですが、会社は従業員あってこそ、現場の負担が大きくなっていないかを冷静な目で見極める必要があります。
連勤ばかりが続くスタッフがいないか、子育てや介護と仕事の両立が難しい状況に陥っている社員がいないかといった個々の事情にも目を向けて、「働きやすい職場」を作るように心がけていきましょう。
社員が働きやすいと感じながら仕事ができれば、自然とモチベーションも上がっていくはずです。
シフト作成を管理職が行う場合
シフト作成を、担当者やリーダーといった管理職的立場の人が行う場合は、シフトに入る人数によって作成の難しさが変わってくるはずです。
ちょうど良い人数をちょうど良いシフトに組み入れるのは、慣れてくればそれほど困難ではないかもしれません。
- 現場は多いのに人手が慢性的に足りない
- 従業員同士のコミュニケーションが取れておらず不平不満が出やすい
- スタッフの希望が多様ですべてに応じるのが難しい
このような職場では、毎月のシフト作成は苦痛にすら感じてしまうはずです。
こうした職場で最も警戒しなければならないのは、シフト担当者と他のスタッフとの意思疎通がはかれず、現場の空気感が悪くなって連携が取れなくなることです。
従業員同士が協力できない職場に、未来はありません。
独善的な組み方をしない
円満な職場のためにシフト管理者が心がけるべきことは、スケジュールありきではなく働きやすさを第一に考えるということです。
難しいことではありますが、無理なシフトを提示し続けるとスタッフは働く意欲を失い、休職や転職を考えるようになります。
離職者が増えると、「〇〇さんが辞めたので私も‥‥」、「人手が足りない職場でこれ以上働くのは‥‥」と次々に人が離れていく連鎖が起きてしまいます。
対処法：平等や働きやすさ優先を心がける
離職の連鎖を防ぐには、平等なシフトを心がけることです。まずは、不平や不満が出ないようなシフトを目指して作成していき、円満な職場環境を整えるようにすると良いでしょう。そこから、可能な限り個人の事情に配慮したスケジュールを実現できるように動いていくのがおすすめです。
シフト作成をバイトが行う場合
業態によっては現場を知るアルバイトの裁量が大きく、リーダーがある程度のシフトを組んで従業員のチェックを受けるというケースもあるでしょう。
その場合、組み方のノウハウや基本事項などはきっちりと研修を行う必要があります。
自分の周囲だけで物事を考えがち
アルバイトという立場は、お客様や利用者に近い存在です。
企業に属しているわけではないので、事業の良い部分だけでなく改善した方が良い部分も冷静に見られるかもしれません。
一方で、経営判断や業界での自社の立ち位置といった大局的な見方をするのは不可能に近く、現場目線でのシフト組みになってしまいがちです。
それが良い場合もありますが、経営者の視点に立つと人件費が高くなる、平等性に欠けるといったシフトになっていることがあるので注意したいところです。
対処法：さまざまな立場の人を鑑みる
バイトリーダーがシフト作成を行う場合は、これまで以上に様々な立場の人について考えを巡らせる必要があります。
自分勝手と思われないように、誰に対しても平等なシフト作成を心がけることで他のスタッフの信頼を得て、働きやすい職場になっていくはずです。
まとめ
どのような立場であっても、シフトの作成は難しいものです。
真面目にシフト作成に取り組んでいる人ほど、シフト作成に悩み、追い込まれていってしまいます。
追い込まれるほどシフトに振り回されるのは、健全とは言えません。
ましてや、シフト作成は毎月必ず発生する業務ですから、繁忙期など一時期だけの業務と割り切れるようなものではないですよね。
そのように苦労している方におすすめしたいのが、便利な機能を備えつつもシンプルな設計にこだわった、シフト作成ツールです。
勤務条件の記憶、自動化で、シフト作成業務にかける時間を大幅に削減することができるでしょう。
魔法のように円満解決！とはいかないかもしれませんが、負担を軽減する大きな一手になってくれるはずです。
