ビジネスシーンからプライベート、学校の教育現場まで、幅広く使われているエクセル。少人数の職場ならエクセルで簡単にシフト表を作成できる、と思っている方も多いのではないでしょうか。
しかし、使い慣れたエクセルの方が、一から操作を覚えないと使えないシフト作成専用のツールより使いやすいというのは、果たして真実でしょうか？
エクセルでシフト作成をするメリットと、専用ソフトを使うメリットを比べてみたいと思います。
エクセルのシフト作成テンプレートとは
エクセルは、マイクロソフト社が提供している表計算ソフトで、Windows、Macのどちらのパソコンでも利用できる便利なソフトウェアです。
マイクロソフトは、エクセルの他にワード、パワーポイントといった有益なソフトを提供していて、それらをまとめて「Microsoft Office」と呼ぶこともあります。
ちなみにMacには、別の表計算ソフトNumbersが標準搭載されていますが、エクセルとNumbersは互換性があり、変換することでそれぞれの環境に合わせて編集、閲覧することも可能です。
実は、少し検索するだけで、無料で使える「シフト表テンプレート」はたくさん見つかります。職場によって従業員の人数やシフト管理の方法はそれぞれ異なるので、テンプレートをそのまま使うことは稀かもしれませんが、自分で一から考えなくても、記載事項や行・列を整えるだけで、自社に合ったシフト表を作りやすい環境は整っています。
では、エクセルでシフト表を作成する場合のメリットとデメリットについて、順に見てみましょう。
エクセルのシフト作成テンプレートのメリット
エクセルのシフト作成テンプレートを使ってシフトを組むメリットは、次のようなものです。
- コピペで次月の作成が簡単にできる
- 手書きよりきれいで読みやすい
- メールに添付して従業員に送信できる
- プリントアウトできる
エクセルは、テンプレートを自社向けに整えるまでは苦労があるかもしれませんが、一度形を決めると複製しやすいのがメリットです。
また、手書きで書くよりも手早く、美しく作成することができる上、メールで共有したり、紙に出力して掲示したりと、従業員にシフトを知らせやすい作成方法といえます。
エクセルのシフト作成テンプレートのデメリット
エクセルのシフト作成テンプレートを使ってシフトを組むデメリットは、次のようなものです。
- 情報漏えいの心配がある
- PCの使い方に慣れている従業員を担当にする必要がある
- エクセル関数や条件指定のツールを使いこなす必要がある
エクセルは、無料で使えるテンプレートがたくさんありますが、それをダウンロードして自社用に整えるにはPCのスキルが必要です。場合によっては、勤務時間数の把握や現場に入る人数調整といったシーンで、エクセル関数などのツールを使用しなければならないかもしれません。
そのため、「スマホもPCも苦手」という従業員の多い職場では、スキルのある一部の従業員に作成の負担が偏る可能性があります。
また、メールに添付すると簡単に共有できるため、従業員の個人情報が漏えいしてしまうリスクもあります。
シフト作成ソフトとは
エクセルでシフトを作成せずに、専用のツールや機能を備えたシフト作成ソフトを用いる方法もあります。
シフト作成ソフトとは、その名の通りシフト作成に特化したツールが搭載されているソフトウェアのことです。
エクセルは、お小遣い帳や家計簿から、本格的な出納帳、名簿、財産目録などさまざまな表を作成することができます。これは自由度が高いという一方で、自分が表の構造を思い描いてかたちにしなければ、思ったような図表ができないということを意味しています。
一方で、シフト作成ソフトはシフトを管理するのに特化しています。
そのため、シフト作成しかできませんが、条件を細かく設定したり、図表のあり方に悩むことはありません。ソフトを開いて必要な項目に記入をしていくことで、自然とシフトが完成します。
シフト作成ソフトのメリット
専用の作成ソフトを使ってシフトを管理するメリットは、次のようなものです。
- シフトに特化した機能が備わっている
- 他の機能がないので直感操作で誰でも使いやすい
- シフトに特化しているので自社内のマニュアルが作りやすい
- アカウント登録で情報を守りやすい
- サポートが充実している
シフト作成ソフトは、シフト作成のために開発されたソフトなので、エクセルのようにテンプレートを自分で作る必要はありません。
自分で設定しなくても、自動シフト調整機能や祝日設定機能を用いて、効率よく作成していくことができます。
関数などもないので、直感的な操作で誰でも作成できるのが魅力です。
ログイン情報を設定することで、閲覧や編集に権限を設けることができ、個人情報を適切に取り扱うことができるようになります。
エクセルはあくまで表計算ソフトなのでシフト作成に関するサポートはほとんど期待できません。
しかし、シフト作成ソフトはシフトを作る際のマニュアルやサポートが充実していることが多く、自社にとって最適なシフト作成について相談することもできます。
シフト作成ソフトのデメリット
専用の作成ソフトを使ってシフトを管理するデメリットは、次のようなものです。
- ソフトのインストールが必要
- 活用するなら）クラウドの知識が必要
- 費用がかかることがある
エクセルは、ほとんどのPCに標準搭載されていますが、専用のシフト作成ソフトはインストールやアカウント登録が必要です。
また、PC、タブレットなど複数の端末で編集したい時はクラウド保存が必要で、最初はとまどうことがあるかもしれません。また、ソフトの中には有料のものもあり、初期費用やランニングコストの見積もりが必要です。
とはいえ、こちらのシフト作成ソフトは無料で便利な機能を試すことができます。
また、クラウド保存も慣れてしまえば、手間よりも利便性の方が勝ると感じられるはずで、スマホを使いこなしている人なら難なく利用できるでしょう。
まとめ
シフト作成ソフトは、条件設定が簡単でおすすめです。
当社のソフトならエクセルに出力することもできるので、お試しとして導入してみるのも良いのではないでしょうか？
PCの不得意な現場にこそシフト作成ツールを導入して、より便利でスムーズな職場になっていただきたいと思います。
